Procrastinare mi ha insegnato come svolgere il lavoro di trenta minuti in otto ore e quello di otto ore in trenta minuti. Si tratta di una simpatica massima che gira sul web ma che racchiude benissimo il concetto di “procrastinare”. Ci sono delle giornate in cui anche i più piccoli doveri in ufficio ci sembrano dei fardelli e ogni cosa ti sembra più difficile. Anche scrivere una semplice e-mail ti sembra come scrivere un libro e i faldoni si accumulano copiosamente sulla scrivania. Se sei in una di quelle giornate e hai un calo di produttività, ecco che la tentazione di procrastinare si insinua immediatamente in ogni istante.
Altre volte te la prendi semplicemente con calma perché la scadenza è lontana nel tempo e pensi di poter gestire i giorni con tranquillità fino a che i giorni diventano ore, le ore minuti e la scadenza diventa domani.
Abbiamo già visto come stimolare la produttività nell’ambiente di lavoro, illustrando alcuni consigli utili che aiutano a favorire la serenità e soddisfazione di chi vi lavora. In questo articolo raccontiamo alcuni trucchi e stratagemmi per non procrastinare che ti torneranno sicuramente utili nelle giornate più impegnative.
La complessità si può scomporre in parti semplici
Per aumentare la produttività, soprattutto quando si ha a che fare con dei progetti o dei lavori complessi e che richiedono molto tempo oppure quando la giornata è densa di impegni, torna utile il metodo della scomposizione. Del resto, anche l’oggetto più complesso può essere diviso in parti più semplici. In questo senso, un trucco consiste nel porti delle scadenze intermedie dividendo, ad esempio, la giornata lavorativa in intervalli più brevi da mezz’ora o un’ora. In questo modo faciliti la concentrazione su un singolo task, raggiunto il quale puoi passare al successivo. È anche consigliabile prenderti delle piccole pause tra ogni segmento di tempo e il successivo.
Elimina possibili distrazioni
La tendenza a procrastinare è spesso fomentata da tutte le distrazioni che ti tentano mentre provi a portare a termine qualcosa. Una controllatina a Facebook o Instagram, la chat con gli amici o i colleghi, la notizia appena letta su internet che vogliamo approfondire e così via.
A volte puoi cadere nella trappola della distrazione perché hai lasciato, aperte nel browser, troppe finestre non correlate a quello che stai facendo, oppure hai appoggiato lo smartphone proprio davanti a te sulla scrivania lasciando ogni notifica ti distolga da quello che stai facendo. Un trucco consiste proprio nel togliere di mezzo tutti queste potenziali distrazioni ed iniziare la giornata con la scrivania dell’ufficio pulita e ordinata. Cerca di tenere il telefono in tasca o nel cassetto finché ti stai concentrando su un lavoro e tieni aperte nel browser solo le finestre necessarie. Se hai attive delle notifiche su desktop, prova a disabilitarle per il tempo necessario a concentrarti e tieni il focus su quello che stai facendo.
Prenditi le giuste pause
Un errore commesso di frequente è quello di stare il più a lungo possibile davanti al computer oppure di fermarsi a lavorare ben oltre l’orario consueto per portare a termine un lavoro. Come se prendersi più tempo favorisse un miglior risultato. In molti casi prolungare lo sforzo mentale porta al risultato opposto facendo venire meno la freschezza mentale e le energie. È quindi importante prendersi le giuste pause. Concedersi un break ogni tanto, con una bella boccata di ossigeno, ti consente di staccare un attimo la mente, rilassarti e ricaricare le pile per riprendere il percorso verso il tuo obbiettivo.
Concediti delle gratificazioni
Per motivarti a svolgere con dedizione e concentrazione un compito esiste un altro stratagemma molto efficace. Concedendoti dei piccoli “premi” che possano gratificarti al raggiungimento di ogni obbiettivo ti aiuta a motivarti e mantenere costante l’entusiasmo e la motivazione. Sta a te decidere come gratificarti. Puoi concederti un po’ di tempo da passare sui social oppure qualcosa di più importante, come regalarti un oggetto che desideravi tanto, al raggiungimento dell’obbiettivo finale. L’importante è che tu ti senta soddisfatto di aver raggiunto un obbiettivo, per quanto piccolo, e con la carica giusta per affrontare il successivo.
Definisci delle priorità
Anche se la tentazione di iniziare la giornata con le attività che ci piacciono di più, oppure quelle più facili, è sempre forte, devi tenere presente che questo è uno degli errori più frequenti che portano a procrastinare. Meglio iniziare subito con la parte più difficile. Questo ti permette di dedicare da subito la concentrazione necessaria ad eseguire un’attività in modo efficiente per poi dedicarti a qualcosa che trovi più piacevole. In poche parole, prima il dovere e poi il piacere.
Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come affrontare la tendenza a procrastinare ti possano tornare utili quando avrai una di quelle giornate in cui non riesci a trovare la motivazione e il tempo sembra passare senza che tu possa concludere nulla. Prova da subito a mettere in pratica questi semplici trucchi e facci sapere se li hai trovati utili!