Già era difficile convincere qualcuno di persona, figuriamoci ora che tocca fare anche una presentazione da remoto e cercare di essere convincenti e incisivi attraverso lo schermo di un computer. Che si tratti di capi, colleghi, clienti o potenziali nuovi progetti, se nel corso di una riunione di persona si poteva giocare sul linguaggio del corpo e sull’empatia, fare una presentazione attraverso lo schermo di un computer complica notevolmente il tutto, delegando alle parole e alle immagini tutta la forza persuasiva delle nostre idee. Per questo possono servire questi 8 trucchi per uno slideshow davvero convincente.
1. Dividi il powerpoint in 3 momenti secondo la regola dell’ABT
La regola dell’ABT è quella che nasce dall’acronimo “and-but-therefore”, cioè la scansione in 3 momenti di ogni presentazione: “And” è il momento della descrizione dello scenario di riferimento, che deve essere supportato da dati, statistiche e sondaggi; “But” è il momento in cui si enfatizza come e perché la propria idea potrebbe risolvere i problemi (tutti o almeno qualcuno) di quella situazione; “Therefore” è il momento della soluzione e della discussione, in cui anche gli altri possono intervenire con commenti e suggerimenti.
2. Prenditi molto più tempo
Moto più tempo per preparare la presentazione. Fallo giorni prima, lasciala “decantare”, rileggila, rileggila ad alta voce come se la stessi presentando, fanne almeno un paio se non 3 versioni e magari fai una prova generale. Dal vivo è più facile, puoi giocare sui tempi, interagire, fare una pausa caffè, giocare di sponda con qualche collega. Da remoto sei tu, la tua presentazione e uno schermo del computer e deve essere tutto perfetto.
3. Rispetta la regola del 10-20-30
La regola del 10-20-30 è la formula aurea di ogni presentazione, è accreditata al saggista USA Guy Kawasaki ed è valida ancor più per una presentazione da remoto: non più di 10 slide, non più di 20′ di durata e caratteri non più piccoli di un font 30. Cioè poche parole chiave, pochi concetti ben chiari, pochi dati e numeri davvero convincenti e importanti e il resto lasciato alla capacità di spiegare a voce in non più di 20′ di tempo scenario, criticità e soluzione.
4. Cura la presentazione grafica
L’immagine è tutto diceva il tennista Andre Agassi in un famoso spot di una fotocamera nel lontano 1989, ed è ancora così, soprattutto in una presentazione da remoto. Chi segue e ascolta non si ricorderà di noi, della nostra empatia, della nostra presenza, della sala riunioni, della sede aziendale, del pranzo dopo la riunione e di ogni altro aspetto. Per cui si deve ricordare della presentazione, che deve essere graficamente memorabile. Esistono numerose piattaforme per fare una presentazione che non siano 10 slide messe insieme senza anima, ma cura l’impatto visivo di grafici, numeri, concetti e parole chiave può davvero fare la differenza.
5. Niente frasi fatte
Se sono frasi fatte (esempio: “progetto davvero innovativo”) è perché sono state dette, ridette e stradette, e quindi non saranno più memorabili ma trite e ritrite. Quindi niente frasi fatte ma concetti chiari, brevi, univoci e inequivocabili.
6. Pochi numeri
Sì, dietro il nostro lavoro di analisi e soluzione c’è probabilmente una montagna di numeri, dati, statistiche, trend, sondaggi, e chissà che altro. Ma i numeri possono “ubriacare” chi ascolta e alla fine far crollare la sua attenzione. 10 slide, 20 minuti, carattere corpo 30: quindi solo e soltanto i numeri davvero importanti, gli altri si dicono a voce e si comunicano dopo, inviando un dossier più corposo ed esaustivo su cui chi ha ascoltato può ragionare con calma.
7. Far ricordare il nome del progetto
Chi ascolta dovrà chiudere la riunione da remoto avendo stampato in testa il nome del progetto, prodotto, soluzione che si propone. È bene scriverlo in ogni slide, ripeterlo spesso, e che sia semplice e chiaro, anche da pronunciare.
8. Chiudere con i propri dati
Sembra scontato, e spesso invece si dimentica: nell’ultima slide ci devono essere i propri dati, nome e ruolo, azienda, nome del progetto, e-mail e telefono e tutto quanto può fissare nella mente quanto detto e fare in modo da essere ricontattati.