Scrivere email di lavoro è praticamente un lavoro. O meglio, per molti è una gran parte del proprio lavoro, e porta via un sacco di tempo. Spesso tempo di qualità. Tuttavia, benché scrivere una mail sia oggi una delle cose più semplici e abitudinarie, in epoca di social, instant messaging e altre forme di comunicazione immediate e informali, fare errori – anche potenzialmente gravi e dannosi – è molto più probabile che agli albori della posta elettronica. Certo sono finite le formalità importate dalle comunicazioni cartacee, ma alcune regole per le email di lavoro è sempre bene tenerle a mente.
1. Scrivere un oggetto chiaro e diretto.
C’è ancora chi, nell’oggetto, scrive “Da + Nome e Cognome”, e anche quelli che scrivono il nome dell’azienda / società. Ma inondati di mail come siamo, l’oggetto è il primo segnale che ci può far decidere di aprire una mail o meno. Essere specifici significa scrivere in 4 parole di cosa si parla in quella mail: “Nuova persona nello staff” è molto più chiaro di un ambiguo “Vi presento Martina”…
2. Non fare confusione con gli account di posta elettronica
Ormai tutti abbiamo sullo smartphone la posta elettronica del lavoro e quella personale e con alcuni client è facile fare confusione. Ecco, casa e bottega sono da tenere sempre rigorosamente separate: non si mandano mail di lavoro con l’indirizzo personale, e non si scrive con la mail del lavoro per prenotare la settimana bianca. Il trucco in più? Se hai compiuto 18 anni e lavori, anche l’indirizzo personale dovrebbe avere nome e cognome. Beerlover76 o Biricchina81 non sono esattamente gli indirizzi con cui candidarsi a un nuovo posto di lavoro…
3. Attenzione al Replay To All
Il famigerato Rispondi a Tutti può diventare un vero boomerang. Perché si possono scatenare flame di risposte che non interessano a nessuno, o perché si possono scrivere cose urbi et orbi che sarebbe meglio tenere confidenziali.
4. Inserisci la firma in calce
Che detto così è un po’ old school, ma insomma nella mail del lavoro in fondo ci deve essere la “firma” con nome e cognome, ruolo in azienda e contatto telefonico. In molti amano ancora alzare la cornetta, telefonare e parlare con una persona in carne e ossa.
5. Saluta formalmente
Che non significa scrivere “Ossequi” ma nemmeno “Bella zio”. È pur sempre una mail di lavoro e anche se colleghi e colleghe son quasi amici, meglio rimanere un po’ formali (casomai quella mail cominciasse a essere inoltrata a destra e manca). Anche il “ciao” è al limite, un “Buongiorno” non stona mai.
6. Attenzione alla punteggiatura
Non tanto i punti e le virgole, che sarebbe comunque buona cosa rispettare. Ma puntini di sospensione, punti esclamativi e raffiche di punti di domanda non aggiungono nulla se non difficoltà di interpretazione da parte di chi legge. E lo stesso vale per l’umorismo, le battute e i doppi sensi: se già è meglio starci attendi di persona, alla macchinetta del caffè, scritte in una mail certe cose possono essere facilmente travisate.
7. Rileggi (e correggi) prima di inviare
La forma è sostanza, anche e soprattutto in ambito professionale. Vero che il tempo è sempre poco e la fretta molta, ma rileggere una mail costa 1′ del proprio tempo, o poco più. E una mail sgrammaticata e formalmente brutta è sempre un boomerang. Soprattutto se ci si affida ai classici errori da correttore automatico.
8. Prima scrivi e poi inserisci il destinatario
È un trucchetto salva-vita, per evitare di inviare per sbaglio la mail prima di averla finita, riletta e corretta, e per evitare di mandare una mail a un destinatario sbagliato. Può salvare da molti imbarazzi.
9. Evita i contenuti confidenziali
Il Forward (o Inoltra) è facile e veloce, e il tuo messaggio confidenziale può finire in pasto a chiunque. Quindi no, niente pettegolezzi e messaggi confidenziali tramite e-mail. Per quelli c’è la macchinetta del caffè o il telefono fuori dall’orario di lavoro e lontano da orecchie indiscrete.