Il successo delle aziende di successo è dato anche – se non soprattutto – dal modo in cui gestiscono gli aspetti che possono sembrare secondari. Per esempio: le riunioni. Del fatto che spesso si trasformino in una macroscopica perdita di tempo abbiamo già parlato qui, suggerendo anche un modo molto pratico di risolvere il problema.
Ma forse si può imparare qualcosa di più guardando come fanno le vere aziende di successo, come Google (e non tanto per come è fatta la loro stanza dei bottoni): c’è un bel post su Digitalic.it che spiega il metodo ‘scientifico’ con cui si tengono le riunioni negli uffici di Google: ecco i 7 passi del metodo ‘note-and-vote’.
1. Annota
Distribuire carta e penna a tutti i partecipanti alla riunione. Mettere un timer dopo 5-10 minuti. In questo lasso di tempo ognuno deve scrivere più idee possibili. Individualmente. In silenzio. Questa lista non viene condivisa col gruppo, in modo che nessuno sia preoccupato di scrivere sciocchezze2. Correggi
Mettere un timer dopo 2 minuti, in cui ciascuno riguarda la propria lista e sceglie una o due idee, le migliori. Sempre individualmente e in silenzio.3. Condividi
Uno per volta, i partecipanti espongono le loro idee migliori. Senza tentare di convincere gli altri, solamente raccontando cosa hanno scritto e pensato. Nello stesso tempo, una persona segna le idee di tutti su una lavagna.4. Vota
Mettere un timer dopo 5 minuti. Ognuno sceglie la propria idea “preferita” tra quelle sulla lavagna, scrivendo il voto in silenzio su un foglio di carta.5. Condividi di nuovo
Uno alla volta, i partecipanti espongono il proprio voto. È possibile discutere a riguardo, ma non cambiare la propria scelta! Bisogna dire cosa si ha scritto e segnare la preferenza sulla lavagna. Mettere un punto per ogni voto guafìdagnato accanto all’idea votata è un buon metodo.6. Decidi
Chi decide? La decisione finale non spetta al gruppo, tutti i pareri sono stati ascoltati, le opinioni di tutti hanno avuto voce ma la riunione può concludersi rispettando o meno i voti.7. Gioire. Ci sono voluti solo 15 minuti!
La strategia note-and-vote non è perfetta, ma è veloce. E dà risultati migliori di due ore di riunione “tradizionale”. Il metodo può essere adattato a seconda del problema in analisi o al team. A volte è possibile accordare preferenze multiple, o andare direttamente al voto appena c’è una lista circoscritta di opzioni tra cui scegliere.
Perché in Google fanno così? Perché nelle riunioni all’italiana in cui tutti parlano e alla fine nessuno decide non c’è neanche il tempo per pensare (dando per scontato che si abbia già pensato in precedenza…); perché le proposte sono valutate con voti presi senza farsi influenza dagli altri; perché tutto è contingentato con il cronometro; e perché alla fine c’è chi decide davvero.