Come stampare un'etichetta perfetta
Può sembrare un’operazione banale, ma in realtà scrivere etichette per i dorsi di cartellette, faldoni e scatole da riporre in archivio con all’interno i documenti aziendali richiede metodo e attenzione: la mancanza dell’uno o dell’altro potrebbe infatti portare a notevoli perdite di tempo se non proprio allo smarrimento di interi documenti. E perdite di tempo …
Può sembrare un’operazione banale, ma in realtà scrivere etichette per i dorsi di cartellette, faldoni e scatole da riporre in archivio con all’interno i documenti aziendali richiede metodo e attenzione: la mancanza dell’uno o dell’altro potrebbe infatti portare a notevoli perdite di tempo se non proprio allo smarrimento di interi documenti. E perdite di tempo e documenti portano sempre, inevitabilmente, alla perdita di denaro.
La prima regola da osservare è quella di essere sintetici: 4 parole sono più che sufficienti per indicare la macro categoria di documenti che si trovanno all’interno di quel raccoglitore, e per evitare confusioni, doppioni, e in generale un eccesso di informazioni.
Normalmente l’intestazione è scritta a caratteri maiuscoli, e con una dimensione maggiore rispetto al sottotitolo che specifica ulteriormente la tipologia di documenti contenuti in quel raccoglitore. Altre buone regole che un tempo di studiavano e imparavano nelle scuole di ragioneria sono quelle per cui le scritte sono sempre giustificate al centro, e le etichette non sono mai scritte in verticale: una scritta verticale è spesso difficilmente leggibile, soprattutto quando si ha poco tempo a disposizione.
Un’altra capacità che un tempo si studiava nelle scuole di ragioneria era la calligrafia, ovvero l’abilità di scrivere con caratteri chiari, nitidi e facilmente comprensibili a chiunque, anche a distanza di tempo.
Oggi per fortuna ci sono degli strumenti tecnologici in grado di adempiere allo stesso compito, in modo uniforme, univoco e duraturo nel tempo: sono le etichettatrici automatiche. Si tratta di dispositivi velocissimi, adatti a stampare etichette per l’archivio così come intestazioni per buste, lettere, pacchi e cartellette, e dotate di numerose opzioni grafiche e di formattazione. Il consiglio rimane sempre quello di utilizzare caratteri semplici, con buona spaziatura e di dimensioni tali da risaltare anche a distanza e a colpo d’occhio.
Per esempio la famiglia di etichettatrici automatiche Dymo LabelWriter stampa 51 etichette al minuto, si collega con un cavo USB al Pc e al Mac, è dotata di diverse opzioni grafiche e con la bundle deal Etichettatrice LW450 + 3 rotoli di nastri D1 l’etichettatrice è praticamente GRATIS!