Come avanzare di ruolo con il metodo GTD®
Organizzazione, efficienza e creatività sono doti che non passano inosservate per l'avanzamento di carriera. Scopri come può aiutarti il sistema GTD®!
Dar prova di una buona produttività è sicuramente una delle caratteristiche essenziali per mettere in luce il nostro operato a livello professionale. Riuscire a completare attività e progetti nelle tempistiche richieste è segno di un’ottima capacità organizzativa, nonché di impiego di risorse e competenze in grado di farci notare come ideali dipendenti agli occhi del capo. Rappresenta quindi un’eccellente abilità per progredire di ruolo e fare carriera. Per questo, desideriamo spiegarti una tecnica di organizzazione delle attività che ti consentirà di portare a termine i compiti da eseguire: il metodo GTD® di David Allen.
Cos’è il metodo GTD®?
Si tratta di un sistema, diventato ora un modello manageriale vero e proprio, per gestire informazioni, impegni, attività e progetti. Tale metodologia si basa sul concetto che la mente umana non è fatta per trattenere idee ma per crearle. Come una spugna, assorbiamo continuamente nuovi input e informazioni dall’ambiente che ci circonda e siamo soggetti a innumerevoli distrazioni – consapevolmente o meno. In ufficio, si aggiungono inoltre quelle attività inaspettate, come può essere una telefonata, che interrompono il flusso di ciò che stiamo facendo. Cercando di tenere tutto a mente, il rischio è di sentirsi a breve totalmente sopraffatti dalle numerose attività ancora da compiere. Il segreto di questo metodo? Aiuta a liberare la mente dal dover ricordare ogni data, dettaglio o impegno. Esternalizzando tale compito, il cervello ci aiuterà a svolgere le azioni. Ma scopriamo insieme come funziona!
Raccolta ed esame
Per prima cosa è necessario raccogliere tutte le attività da monitorare, eseguire o ricordare, che siano state create da noi in quel momento o che ci siano state trasmesse dall’esterno. Per farlo, ci serve un supporto adeguato come ad esempio dei raccoglitori documenti, un bloc-notes, un foglio di calcolo, un’app o una combinazione di questi. L’importante è utilizzare un sistema semplice, che sia adatto a noi e al nostro personale stile individuale – non vogliamo cadere nella trappola del “Che fatica, lo faccio dopo”! A questo punto, dobbiamo chiederci se quell’elemento necessita di una particolare azione. Sì? Farla subito se richiede meno di due minuti o in caso contrario, pianificarla o delegarla. Se invece la risposta è No, possiamo cestinarla se non serve o archiviarla per consultazione futura. Un esempio? Riceviamo un’email da una collega per confermare un aspetto di un progetto in consegna. Se dobbiamo solamente confermare, lo possiamo fare subito o chiederle di rivolgersi al collega adeguato in caso di delega. Ci viene spedito il manuale aggiornato della stampante? Non ci sono azioni da eseguire in merito e possiamo tranquillamente archiviarlo per quando ci servirà.
Organizzazione, revisione ed esecuzione
Per una buona gestione, il suggerimento è di chiedersi sempre qual è la prossima azione che va eseguita per prima. Questa, insieme alle successive, dovrà essere riportata in una to-do list su un supporto di nostra scelta. Può trattarsi di una sola azione che si conclude con il relativo svolgimento (ad esempio, una telefonata) o parte di un progetto che avrai scomposto in un elenco di azioni eseguibili e importanti al relativo compimento. Un modo per categorizzare tali azioni è per contesto, ossia in base alla tipologia – tutte le chiamate insieme – o in base al luogo in cui è necessario svolgerle. Un altro aspetto essenziale da integrare è il calendario per tutte quelle voci che presentano una scadenza. Tale sistema non sarebbe ottimale se non venisse dedicato tempo alla revisione: giornaliera per le azioni prioritarie, settimanale per progetti e scadenze, e mensile per gli obiettivi a breve termine. E ovviamente, al centro del sistema vi è l’esecuzione dei compiti. Sarebbe controproducente un modello gestionale che spreca troppo tempo proprio nell’organizzazione. Lo stesso Allen suggerisce infatti che se si riesce a rendere facile e divertente lo svolgimento delle attività da compiere, si sarà meno inclini a sovraccarichi e procrastinazione. Dai quindi libero sfogo alla tua creatività!
Perché con me non funziona?
Il sistema GTD® può sembrare complesso e di difficile approccio, all’inizio. In realtà, esaminandolo meglio, noterai quanto sia personalizzabile in base al TUO modo di lavorare e alle TUE esigenze. Laddove riscontri delle attività vaghe o non ben definite, esaminale, chiarificale e semplificale. Stai inserendo tutti gli impegni? Ciò che hai raccolto è chiaro, eseguibile e focalizzato sui risultati? Stai attribuendo alle attività la giusta priorità? Non devi implementare tutti i consigli sulla produttività, ma quelli giusti per te. Al capo, vorremmo riuscire a dimostrare di poter gestire alla perfezione 50 progetti in contemporanea. Ad occhi chiusi. Mentre facciamo una capriola. Essere realisti però è essenziale per creare un’organizzazione ottimale. In un precedente articolo ad esempio, ti abbiamo fornito alcuni trucchi per migliorare la tua to-do list.
Come posso utilizzare questo modello nell’avanzamento di carriera?
Come abbiamo visto, il metodo GTD® consente di creare un sistema in cui la priorità è attribuita ad azioni eseguibili e di maggiore importanza per portare a termine attività, impegni e progetti entro le scadenze concordate. Scomponendo i progetti in singole azioni, saranno subito più gestibili e potrai dar prova di ottimo controllo, organizzazione ed efficienza. La tua mente sarà quindi libera di focalizzarsi su nuove idee da proporre e tu guadagnerai serenità e positività sul lavoro. A noi, sembrano ottimi motivi per affidarti nuove responsabilità se fossimo il tuo capo!
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Speriamo di averti offerto spunti interessanti per adottare questo metodo in ufficio. L’hai già provato con buoni risultati? Condividili con noi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.