Come non perdere tempo
Per non perdere tempo è importante sapere quando si è più produttivi, fare brevi pause e organizzare la propria agenda in modo pratico
Non perdere tempo è una delle maggior sfide quotidiane di chi lavora: riuscire a fare tutto, nei tempi stabiliti, per garantirsi del tempo libero da dedicare a se stessi, ai propri hobby e ai propri affetti, è più difficile di quanto possa sembrare. È un tema di efficienza e produttività, per il datore di lavoro, e di work-life balance per chi lavora, dipendente ma anche libero professionista. Per non perdere tempo, non solo non facendo nulla ma anche facendo male i propri compiti (con il rischio di doverci tornare in seguito) ci sono sicuramente alcuni buoni consigli molto noti, come quello di non fare riunioni e non prendere decisioni dopo pranzo (uno dei capisaldi per esempio di Jeff Bezos di Amazon), ma anche altre strategie meno conosciute. Come quelle di Michael Breus, autore del best seller “The Power of When”. Vediamo allora come organizzare le proprie giornate per sfruttare al meglio il tempo.
Come non perdere tempo: i consigli per organizzare la propria giornata
Individua il tuo cronotipo
Ciascuno di noi ha un proprio cronotipo: ci sono quelli attivi e produttivi al mattino, quelli che danno il meglio la sera, e anche le vie di mezzo. Sintetizzando: gufi (serali), allodole (mattutini) o intermedi. Individuare il proprio cronotipo significa dedicare le ore più produttive, efficaci, energetiche e lucide mentalmente alle attività strategiche, analitiche e decisionali, e lasciare alle altre tutto ciò che è routine, gestione dell’ordinario, consuetudine. In pratica: guidare la nave quando si è svegli, mettere il pilota automatico quando lo si è di meno. Sembra banale, ma funziona.
Fare ricorrenti minipause
Non siamo biologicamente programmati per andare al massimo – fisicamente e mentalmente – per lunghi periodi di tempo. Ci possono essere le eccezioni, ma in generale abbiamo (relativamente) brevi momenti di produttività alternati a cali di attenzione. Fare ricorrenti minipause significa neutralizzare i momenti di calo evitando di commettere errori, ricaricare le pile e ripartire dando di nuovo il massimo. Banalmente è la pausa caffè, 5′ che si possono impiegare in tanti modi: mangiare qualcosa che ricarica le energie, fare una passeggiata intorno all’edificio respirando aria fresca, socializzare 5′ con i colleghi. Qualunque cosa può andar bene, purché si stacchi il cervello dal lavoro (e anche da social, possibilmente)
Fare la pausa pranzo quando si vuole
Ok, non per tutti è possibile, ma qualora lo fosse, gestire la pausa pranzo quando e come si vuole è il modo migliore per ricaricare le pile prima del pomeriggio ed evitare il tonfo di produttività per le allodole. Di consigli su come fare la pausa pranzo ce ne sono molti, come questi, ma il punto fondamentale è che è giusto fare la pausa pranzo come e quando se ne sente l’esigenza. Non è scritto da nessuna parte che ci sia un orario stabilito.
Darsi una scaletta oraria per completare i lavori
Una scaletta oraria, cioè dei tempi precisi per completare i lavori, ha un enorme effetto di stimolo. Ci sono numerosi strumenti e tecniche per darsi una scadenza oraria (per esempio usare blocchi di colore diverso per scandire il tempo nella propria agenda, digitale o cartacea) ma di fatto sapere che bisogna terminare il proprio lavoro entro una determinata ora è un enorme stimolo: è un po’ come vedere lo striscione del traguardo in una gara e scoprire di avere le energie necessarie per lo sprint finale.