Milioni di lavoratori nel mondo scelgono Microsoft Office come braccio destro al lavoro: organizzano riunioni, analizzano dati, creano documenti e presentazioni sfruttando il programma per numerosissime attività che contribuiscono a migliorare la produttività e a evitare numerose frustrazioni. A volte, però – più che un braccio destro – con il programma si crea un vero e proprio braccio di ferro. Imparare a conoscerne tutti i segreti regala quindi quella marcia in più per gestire al meglio una giornata piena di incarichi e migliorare le competenze che siamo in grado di dimostrare a colleghi e capi. Che si tratti di una presentazione, dell’analisi di dati specifici o più semplicemente di gestire le innumerevoli e-mail in arrivo, seguite i nostri consigli sui programmi più utilizzati e diventerete lavoratori veramente in gamba.
Word
Il cuore del pacchetto software – il versatile Word – dispone di qualche trucchetto per semplificarvi la vita, ad esempio in fase di revisione. L’utilizzo di “Revisioni” nell’omonima scheda vi consentirà di registrare tutte le modifiche effettuate al testo, opzione particolarmente utile nel caso in cui sia stato redatto da un’altra persona o qualora siano diverse le persone che modificano uno stesso file. Con l’opzione “Affianca” dalla scheda “Visualizza”, potrete disporre due testi uno a fianco dell’altro per visualizzarli meglio e revisionarli allo stesso tempo grazie allo scorrimento sincrono. Un’altra funzione particolarmente utile, soprattutto quando è necessario inserire grafici, è l’orientamento orizzontale e verticale all’interno dello stesso documento. Basterà selezionare la scheda “Layout di pagina”, quindi “Imposta pagina”, premere nell’angolo in basso a destra per visualizzare maggiori opzioni, scegliere l’orientamento desiderato e “Applica a”/“Da questo punto in poi”. Se invece state cercando quella funzione che proprio non riuscite a trovare, provate con l’elenco completo di tutti i comandi di Word. In “File”, scegliete “Opzioni”, “Personalizzazione barra multifunzione”, spuntate “Sviluppo” e premete OK. Apparirà la nuova scheda “Sviluppo”. Fate clic su quella e quindi da “Codice” su “Macro”. Nella barra inserite “ListCommands”, “Esegui”, “Tutti i comandi di Word” e apparirà un elenco ricercabile di tutte le funzionalità.
PowerPoint
Laddove possibile, cercate di effettuare le presentazioni su due schermi. In tal modo, avrete la “Visualizzazione relatore” delle diapositive sul vostro schermo (generalmente il laptop o un computer fisso), mentre il pubblico presterà attenzione alle stesse su uno schermo più grande come, ad esempio, un proiettore. Oltre alla presentazione, la “Visualizzazione relatore” vi permetterà di leggere le note, tenere traccia del tempo trascorso grazie all’apposito timer e disporre di un’anteprima della diapositiva successiva. Utilizzate lo zoom per ingrandire alcune parti di una diapositiva specifica nel caso in cui dobbiate discutere dei dati di un grafico, ad esempio: nel corso della presentazione (premendo F5), potrete infatti zoomare sulla parte indicata servendovi del puntatore. Volete riportare l’attenzione del pubblico sul relatore? Basterà fare clic su “B” o “.” per rendere bianco o nero lo schermo e ridare a voi il centro della scena. Infine, se desiderate convertire la presentazione in un documento Word, potrete farlo salvando il file come “Struttura/RTF” tra le opzioni di “Salva con nome”. La formattazione del testo della presentazione sarà salvata ma non le immagini che dovranno invece essere copiate manualmente.
Excel
Microsoft Excel è uno degli strumenti più utilizzati al mondo per i fogli di calcolo, ma scoprirne tutti i segreti può essere alquanto complesso, soprattutto se state lavorando con documenti creati da altre persone. Per prima cosa, occorre ricordarsi che se selezionate un gruppo di celle, sulla barra di stato in basso alla schermata appariranno media, conteggio e somma. Facendo clic sulla barra con il tasto destro del mouse, potrete aggiungere anche altri valori come quello massimo e minimo per avere una rapida panoramica dei dati da analizzare. Per evitare di digitare nuovamente gli stessi dati e spostarli da una colonna a una riga o viceversa, è possibile utilizzare la funzione “Trasponi” dal menu “Incolla speciale…” facendo clic con il tasto destro del mouse sulle caselle vuote in cui si desiderano copiare i contenuti selezionati. Per spostare un’intera colonna, invece, attendere che il puntatore diventi una croce a quattro frecce una volta posizionato in cima alla colonna e muovere tutti i dati nella nuova colonna prescelta. Se dovete inserire una grossa quantità di dati ripetitivi che includono, ad esempio, nomi e cognomi di persone, prendete in considerazione la possibilità di cambiare le “Opzioni correzione automatica…” nel menu “Strumenti di correzione” delle “Opzioni” di Excel: potrete ad esempio attribuire un nome alle iniziali che, se digitate, vi restituiranno il nome completo una volta premuto Invio.
Outlook
Riuscire ad avere il controllo delle email in arrivo e da inviare è importantissimo per mantenere elevata la produttività in ufficio. E anche riconoscere quando controllare se ci sono nuovi messaggi. Siete tra quelli che fanno esercizio costante con l’indice sul pulsante “Invia/Ricevi”? Per non interrompere in continuazione ciò che stiamo facendo, sarebbe indicato controllare la posta in arrivo ogni 2-3 ore e dedicare 5-10 minuti a rispondere a tutte le email arrivate per poi rifarlo a intervalli regolari nel corso della giornata. Se lavorate con clienti o colleghi in diversi Paesi, è inoltre importante ricordarsi di aggiungere i relativi fusi orari nel calendario onde evitare di programmare riunioni ad orari per loro impensabili. Per utilizzare questa funzione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda “Calendario” di Outlook e selezionare “Opzioni…”. Qui andare alla sezione “Fusi orari” e spuntare la casella “Mostra secondo fuso orario”. Per tenere in ordine le email in “Posta in arrivo”, fare clic nella scheda “Visualizza” e spuntare la casella “Mostra come conversazioni”. In questo modo, tutte le email ricevute con relative risposte verranno unite in un’unica conversazione senza che vi preoccupiate di continuare a cercare all’interno del programma tutte le email connesse a un determinato argomento. E se vi trovate a fare spesso le stesse ricerche, potete creare una “Nuova cartella ricerche” dalla scheda “Cartella” per includere messaggi contrassegnati per il completamento, con priorità alta o di utenti specifici.
Con questi suggerimenti, speriamo di avervi offerto alcuni spunti concreti per vincere quel braccio di ferro e diventare cintura nera di Office, rendendolo il vostro alleato ideale per raggiungere la massima produttività in ufficio. Adesso tocca a voi! Avete altri trucchi su come diventare maghi di Office? Vogliamo scoprirli tutti: condivideteli con noi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.