Excel è uno degli strumenti più versatili e potenti di Microsoft Office. Può essere utilizzato per eseguire semplici calcoli oppure per elaborare dati più complessi. Per molti si tratta di una area oscura e misteriosa dei nostri computer e molti mostrano aria di diffidenza quando viene nominato. In realtà è molto più semplice di quello che si pensi. Molte funzionalità sono semplici da imparare e semplificano di molto il nostro lavoro. Un po’ di tempo fa abbiamo realizzato una panoramica su come aumentare la produttività utilizzando Office. In questo articolo vediamo, passo per passo e con il supporto delle immagini, come utilizzare alcune funzioni molto utili con cui potremmo stupire il capo e inostri colleghi!
Definire dei nomi
Utilizzando i nomi, diventa più semplice gestire le formule e altre funzioni di Excel come quella del menu a tendina che vedremo successivamente. È possibile, ad esempio, assegnare un nome ad un insieme di celle. In questo modo, ogni volta in cui vorremo utilizzarle, non dovremo più andare a selezionarle una ad una, ma sarà sufficiente inserire il nome a loro assegnato. In questo caso specifico ci soffermiamo su un elenco di celle a cui assegnamo un nome in modo da poter poi utilizzare facilmente questo elenco nella funzione che illustreremo successivamente (menu a tendina).
Una volta selezionato il range di celle, inserisci il nome che vuoi assegnare nella casella in alto a sinistra e premi “Invio“.
Menu a tendina
Ora che sappiamo come assegnare un nome ad un insieme di celle, possiamo agilmente creare un menu a tendina che offra la possibilità di scegliere tra una molteplicità di valori.
- Crea l’elenco che vuoi inserire nel menu a tendina (puoi crearlo nello stesso foglio in cui inserirai il menu a tendina oppure scegliere un foglio diverso).
- Assegna un nome all’elenco (vedi “definire dei nomi” sopra).
- Clicca sulla cella dove cuoi inserire il menu ed usa questa sequenza di comandi:
Clicca “Dati” – “Convalida dati” – sotto a “Consenti” seleziona “Elenco” – in “Origine” premi “F3” e seleziona l’elenco appena creato dalla lista – Clicca “Ok”
Sarà ora possibile selezionare da un elenco di valori con un funzionale menu a tendina.
Inserire del testo in una cella
Se proviamo a inserire dei caratteri particolari come ad esempio i segni “+” o “-“ oppure anteporre degli zeri davanti a un numero, Excel non ci permetterà di farlo. Tuttavia esiste un trucco: aggiungendo un apostrofo, all’interno della cella, appena davanti ai caratteri o numeri che vogliamo inserire, Excel li riconoscerà come testo e quindi ci permetterà di inserirli.
Cerca verticale
È forse una delle caratteristiche di Excel che più tornano utili per lavoro. Immaginiamo di avere un elenco di clienti molto lungo con e-mail, numeri di telefono e altri dati. Il nostro capo ci chiede di trovare uno specifico dato, per esempio l’indirizzo e-mail di alcuni clienti in particolare. Invece di cercare uno ad uno i nomi e poi scorrere verso destra in cerca dell’e-mail in modo manuale, Excel ha una funzione che automatizza il processo facendoci risparmiare tempo. Si tratta appunto della funzione “Cerca verticale”. Vediamo come funziona in questo caso specifico:
- Partiamo da un elenco ristretto di nomi di cui vogliamo trovare l’e-mail. In questo caso sono elencati nella colonna E.
- Nella colonna F, a fianco del primo nome, dovremo inserire la funzione:
- =CERCA.VERT seguita da una parentesi contenente i valori, separati da punto e virgola, indicati di seguito.
- VALORE DA CERCARE: è il nome di cui vogliamo trovare l’e-mail. Selezioniamo quindi il nominativo dalla colonna E.
- ELENCO GENERALE: è l’elenco complessivo da cui Excel tirerà fuori i nomi da noi cercati. Includi tutte le colonne della tabella. Assicurati di selezionare l’intervallo nella formula e premere il tasto “F4” (come nell’immagine) in questo modo dirai ad Excel di “bloccare” l’intervallo quando poi trascinerai la formula in altre celle.
- NUMERO DELLA COLONNA CONTENENTE L’EMAIL: è il numero della colonna con le e-mail. Nell’esempio, partendo dalla colonna con il nome (che è la n.1) la colonna con l’email è la numero 3; inseriamo quindi il numero 3 nella formula.
- FALSO: questo valore può essere “vero” o “falso”. In questo caso consigliamo di mettere “falso” in modo che Excel vada a cercare la corrispondenza esatta con il nome che stiamo cercando.
Una volta inserita correttamente la formula nella prima cella, possiamo trascinare in giù il riquadro verde per copiare la formula in modo veloce anche nelle celle sottostanti.
Concatena o dividi
Vediamo brevemente alcune semplici funzioni per unire o dividere in modo automatico parti di testo.
Concatenare
Se vogliamo unire il contenuto di due celle, ad esempio una cella contenente il nome e un’altra cella contenente il cognome, possiamo usare il simbolo “&” che ha lo stesso effetto della funzione “Concatena”.
- Posizionati in una cella vuota e digita “=” seguito dalle due celle che vuoi unire, ognuna separata dal simbolo “&”.
- Se vuoi anche lasciare uno spazio, ottenendo “nome – spazio – cognome” allora basta inserire uno spazio tra virgolette nel mezzo della funzione. Se, ad esempio, il nome è contenuto nella cella A1 e il cognome nella cella B1, la funzione che dovremo scrivere è: =A1&” “&B1
Da testo a colonna
Con questa funzionalità possiamo agilmente dividere il testo contenuto in una cella. Pensiamo, ad esempio, al caso in cui abbiamo sia il nome che il cognome riportato nella stessa cella. Oppure abbiamo un indirizzo url da cui vogliamo estrarre il nome del sito.
Vediamo meglio il primo caso con l’aiuto dell’immagine:
- Seleziona le celle contenenti nome e cognome.
- Esegui questa sequenza: Clicca nel tab “Dati” – “Testo in colonne” in “Strumenti dati” – nella finestra clicca “Avanti”.
- Nella successiva schermata abbiamo i “Delimitatori”, molto importanti perché a seconda di quello che vogliamo separare dobbiamo scegliere il delimitatore appropriato. In questo primo esempio dovendo separare un nome da un cognome, scegliamo lo spazio (infatti abbiamo uno spazio tra il nome e il cognome).
- Clicca “Avanti”, in “Destinazione” seleziona una cella vuota. Dopo avere cliccato “Fine” vedremo che Excel ci restituirà i nomi e i cognomi già separati e inseriti in due celle diverse.
Se vogliamo invece partire da un url:
- Ad esempio: http://www.vikingop.it/a/bb/Carta-pergamena-e-a-tema/N=2+1201304/
- Imposta “Altro” nella colonna “Delimitaori” e specifica il simbolo “/”.
- Excel ci restituirà in automatico 5 colonne.
- A questo punto basta eliminare le celle che non ci interessano e tenere la numero 1.
Estrai stringa
Se, ad esempio, abbiamo una serie di valori da cui vogliamo estrarre una parte soltanto, possiamo usare la funzione “Estrai stringa”. Vediamo subito quanto sia semplice utilizzarla.
- Nell’esempio abbiamo un elenco di codici di prodotti in cui le prime 7 cifre indicano la provenienza e il prodotto, mentre le ultime 3 o 4 cifre indicano la scadenza.
- Vogliamo estrarre solo i codici relativi alle scadenze (le ultime 3 o 4 cifre).
- Inserisci la funzione
- =STRINGA.ESTRAI seguita da una parentesi contenente i valori, separati da punto e virgola, indicati di seguito.
- CELLA DA CUI ESTRARRE: è la cella contenente il testo o i numeri da cui vogliamo estrarre una parte.
- LETTERA O CIFRA INIZIALE: è il punto in cui vogliamo che Excel inizi il conteggio, in questo caso vogliamo che inizi a contare dall’ottava cifra in poi quindi inseriremo il numero 8.
- NUMERO DI LETTERE O CIFRE DA ESTRARRE: quante cifre o lettere vogliamo che Excel estragga. In questo caso ci interessano le ultime 3 o 4 cifre, inseriamo quindi il numero 4. In questo modo Excel estrarrà fino a 4 cifre compresi tutti i numeri che ne hanno solo 3 alla fine.
Seleziona le celle visibili
Nel caso avessimo delle celle nascoste, è necessario dire ad Excel che vogliamo selezionare solo le celle visibili. Vediamo allora come aggiungere il tasto “Seleziona solo le celle visibili”.
- Vai in “File” – “Opzioni” – “Barra di accesso rapido”.
- In “Scegli comandi data” seleziona “Tutti i comandi”.
- Scorri l’elenco sulla sinistra fino a trovare il comando “Seleziona le celle visibili”.
- A questo punto selezionalo e clicca su “Aggiungi”.
- Clicca “Ok” per chiudere la finestra e torna sul foglio Excel che, a questo punto, avrà in alto, nella barra di acceso rapido, il tasto “Seleziona le celle visibili”.
- Per copiare solo le celle visibili, selezionale e prima di copiarle clicca sul tasto appena creato.
Stampa
Abbiamo creato il nostro documento Excel e vogliamo stamparlo. Ecco un paio di trucchi per regolare l’area di stampa in base alle nostre preferenze.
Area di stampa
Con pochi semplici passaggi è possibile dire ad Excel quale area del nostro foglio vogliamo venga mostrata quando andremo a stampare il documento. Questi i semplici passaggi:
- Seleziona le celle che vuoi mostrare quando stamperai la pagina.
- Vai su “Layout di pagina” e, nella sezione “Imposta pagina”, clicca sulla funzione “Area di stampa”.
In questo modo, quando stamperai il foglio vedrai solamente le celle che hai selezionato.
Se vuoi rendere le stampe di fogli Excel un po’ più vivaci e creative puoi sempre provare la carta colorata, di sicuro renderà tabelle e dati meno noiosi da vedere!
Interruzioni di stampa
Se hai un elenco di dati e vuoi che, nel momento in cui stampi, vengano divisi su pagine diverse allora puoi usare la funzione di “Interruzione della pagina”.
- Seleziona il punto in cui vuoi che Excel divida i dati. Puoi selezionare o una riga (se vuoi un’interruzione orizzontale) o una colonna (se vuoi un’interruzione verticale).
- Dopo avere selezionato una riga o una colonna, clicca su “Interruzioni”, a fianco di “Area di stampa” (vista in precedenza).
Consiglio: Excel inserisce l’interruzione verticale a sinistra della colonna selezionata e l’interruzione orizzontale sopra la riga selezionata.
Se vuoi vedere le interruzioni inserite clicca su “Anteprima interruzioni di pagina” nella scheda “Visualizza”.
Qui alla Viking speriamo che questa breve guida su alcune delle funzioni più utili di Excel possa tornarvi utile e magari farvi risparmiare tempo prezioso nel momento in cui dovrete lavorare con molti dati. Conosci altri trucchi e funzioni interessanti di Excel di cui non puoi fare a meno sul lavoro? Scrivici sulla pagina Facebook Viking Italia.