I programmi del pacchetto Microsoft Office sono oggi un punto saldo nella lista di skill che le aziende richiedono. È ormai imprescindibile avere una conoscenza perlomeno basica di quelle che sono le funzionalità di questi software. Oltre ad essere un punto di forza nel momento in cui ci si candida per una posizione lavorativa, il saper utilizzare i programmi di Office costituisce un grande vantaggio anche per lavorare e un valido aiuto per semplificarsi la gestione, l’analisi e la presentazione di dati.

Abbiamo già avuto modo di esplorare alcune funzioni base di Excel, software utilissimo per automatizzare calcoli ed effettuare analisi di dati. Oltre alla parte analitica, la suite Office mette a disposizione anche gli strumenti necessari alla presentazione e alla comunicazione di dati e informazioni. Pensiamo ad esempio di dovere presentare, in un meeting, i risultati che abbiamo dedotto elaborando dei dati in Excel: se utilizzassimo direttamente il nostro foglio di calcolo rischieremmo non solo di rendere poco chiara la presentazione ma anche di costringere i nostri poveri colleghi ad acuire la vista per cercare di scorgere le piccole cifre all’interno delle celle. Per questo è necessario ricorrere ad altri software per la parte di presentazione. Uno di questi è PowerPoint.

PowerPoint è forse uno dei programmi di Microsoft Office più popolari e più utilizzati. È semplice e intuitivo da utilizzare sebbene vi siano delle caratteristiche più avanzate che richiedono uno studio più approfondito del programma. In questa breve guida vogliamo partire dalle funzionalità più semplici, utili per iniziare a familiarizzare con il programma, dando uno sguardo anche a qualche trucco che ci permetterà di stupire il pubblico con delle slide originali. Mettetevi comodi sulla sedia e provate a ripetere sul vostro schermo le procedure illustrate di seguito.

Formato della diapositiva

La diapositiva, meglio nota come slide, è la pagina su cui si lavora in PowerPoint. È in un certo senso il corrispettivo del foglio Excel con la differenza che qui non abbiamo righe e colonne ma un foglio bianco su cui possiamo scatenare la nostra creatività.

Un’opzione da sapere e tenere presente appena si comincia a lavorare in PowerPoint è la possibilità di cambiare il formato della diapositiva.

Per farlo basta semplicemente andare nella sezione “Progettazione” dal menu principale e da lì cliccare su “Dimensione diapositiva”, di fianco a “Formato sfondo”.
Cliccando su “Dimensioni diapositiva personalizzate” ci apparirà una finestra dove potremo scegliere tra alcuni formati preimpostati oppure personalizzare le dimensioni di altezza e larghezza. Aiutiamoci con la GIF seguente per capire meglio il procedimento.

Solo presentazione

Questo è un trucco veramente semplice e probabilmente molti di voi già lo conoscono. Vale la pena però ricordarlo essendo un’opzione molto utile quando si deve fare una presentazione in pubblico.

Invece di salvare il documento in formato standard “pptx” c’è la possibilità di salvarlo nel formato “ppsx”; in questo modo saremo facilitati nell’aprire le slide. Il formato “ppsx” permette infatti di lanciare direttamente la presentazione senza dover prima aprire PowerPoint e poi cliccare sull’icona “presentazione”.

Per fare ciò è sufficiente, quando si salva il file, selezionare, dal menu “Salva con nome”, la voce “Solo presentazione di PowerPoint”.

Riquadro di selezione

Il riquadro di selezione ci permette di tenere sotto controllo gli elementi inseriti nella diapositiva (immagini, testo ecc.). Possiamo infatti rinominarli a piacimento per avere un riferimento personalizzato oppure cambiare la disposizione di tali elementi. Se vogliamo che un’immagine sia in primo piano rispetto ad un’altra, sarà sufficiente trascinarla, dal riquadro di selezione, in una posizione più alta rispetto all’immagine che si vuole lasciare in secondo piano.

Per attivare il riquadro, dalla sezione “Home” si clicca su “seleziona” (nella scheda “Modifica”, dove sono presenti anche “Trova” e “Sostituisci”) e poi su “Riquadro di selezione”. Anche in questo caso aiutiamoci con la GIF animata.

Visualizza griglia

Si tratta di una funzionalità semplicissima ma molto utile. La griglia non è altro che un elemento grafico formato da puntini che creano una griglia sulla diapositiva. Questo ci permette di avere a disposizione dei quadranti che possono essere usati come guida di riferimento se dobbiamo allineare degli oggetti oppure accertarci che un oggetto sia dritto e non inclinato. Per attivare questa opzione è sufficiente cliccare su “visualizza” dal menu principale e da lì mettere una spunta a “Griglia” che si trova nella scheda “Mostra”.

Animare un grafico

L’utilizzo delle animazioni richiederebbe un intero articolo per essere trattato in modo esaustivo. Senza entrare troppo nel dettaglio, esiste un’opzione, molto semplice da attivare, che crea un’animazione grafica accattivante di sicuro effetto sul pubblico.

Inseriamo un grafico e dopo averlo selezionato andiamo nella sezione “Animazioni” del menu principale. Da qui possiamo innanzitutto scegliere l’animazione che ci piace di più tra le molte che PowerPoint ci mette a disposizione.

Dopo aver selezionato un’animazione, clicchiamo su “Opzione effetto” e poi su “Per categoria”. A questo punto vedremo che vengono animati i singoli componenti di un grafico, o categorie, creando un effetto visivo molto piacevole.

Animazioni personalizzate

Un’altra funzionalità simpatica di PowerPoint, forse più finalizzata al diletto personale che ad un’applicazione funzionale, è la possibilità di personalizzare le animazioni. Nella sezione “Animazioni”, che abbiamo appena esplorato per animare un grafico, se allarghiamo la scheda e andiamo nella sezione in basso chiamata “Percorsi animazione” vedremo un’opzione che si chiama “Percorso personalizzato”.

Qui possiamo disegnare sul foglio un percorso che poi PowerPoint userà per muovere l’oggetto selezionato. È sufficiente tracciare il percorso tenendo il tasto sinistro del mouse premuto e fare un doppio click quando lo si è completato. Ci si può sbizzarrire tracciando dei motivi fantasiosi sulla diapositiva, ricordiamoci solo di non esagerare per non disorientare gli spettatori.

Unire delle forme

Se vogliamo creare delle forme personalizzate, diverse da quelle che PowerPoint mette a disposizione, possiamo usare la funzione “Unisci forme”. In questo modo possiamo fondere insieme più forme standard per creare una nuova forma originale. Per fare questo proviamo innanzitutto ad inserire due figure, selezioniamo entrambe le forme (un piccolo trucco consiste nel tenere premuto il tasto Ctrl e cliccare su entrambe le forme), andiamo nella scheda “Inserisci forme” e selezioniamo l’opzione “Unisci forme”.

Qui alla Viking speriamo che questi consigli possano servire per familiarizzare con PowerPoint esplorando alcune delle funzioni base di sicuro molto utili per preparare una presentazione.
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