La Primavera è generalmente il tempo delle pulizie e della rimessa in ordine. E se vale per casa vale anche per l’ufficio, a maggior ragione dopo mesi di lockdown passati a lavorare a casa e a produrre documenti che bisogna tenere in ordine oppure riportare in ufficio e catalogare. Mettere in ordine l’ufficio – che sia in casa o in azienda – richiede del metodo e ci sono degli specialisti che propongono questo genere di servizio. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli decisivi per riorganizzare l’ufficio.
1. Illuminare gli spazi
Basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle. Ma anche illuminare gli spazi di lavoro richiede di rispettare alcune semplici ma cruciali regole come quelle che abbiamo descritto qui.
2. Non accumulare i documenti sulla scrivania.
Nonostante l’idea molto diffusa per cui il disordine sia geniale, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Dire a un disordinato di mettere in ordine è utopia, ma può bastare cominciare proprio dalla scrivania, un poco per volta, eliminando il superfluo come insegna Marie Kondo e si innesca un circolo virtuoso che nel tempo porterà all’ordine generale.
3. Archiviare e catalogare.
Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto. Se però i vostri documenti vi appaiono come un rompicapo, questi consigli su archiviazione e catalogazione potrebbero essere decisivi.
4. Pulire e profumare ogni giorno.
Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. A maggior ragione in questi tempi di (post?) Coronavirus in cui pulizia, ordine e disinfezione sono parole d’ordine. E se aggiungete anche dei fiori accompagnati da un profumatore discreto il tutto sembrerà ancora più piacevole. Semplice no?
5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario.
Occhio non vede, cuore non duole dice il proverbio, e vale anche per il caos dell’ufficio. In effetti una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro. Ok archiviare e catalogare, ma poi i faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, in terra o su una sedia, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.
PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.