Le e-mail sono uno strumento incredibilmente efficace che ci permette ogni giorno di metterci in contatto con decine di persone, sia che si tratti di lavoro sia che si tratti di amici o familiari. Fin dalla loro invenzione, negli anni Settanta, il numero di e-mail utilizzato quotidianamente è andato aumentando in modo costante. Si stima che vengano scambiate ogni giorno, nel mondo, più di duecento miliardi di e-mail.
L’aumento esponenziale della quantità di e-mail porta senza dubbio ad incrociarsi con la nostra produttività giornaliera considerato il tempo necessario per scrivere, leggere e gestire un tale numero di messaggi di posta elettronica. Ogni volta che riceviamo una notifica per una nuova e-mail ci distraiamo inevitabilmente da quello su cui stiamo lavorando.
Non parliamo poi del tema ambiente. Spesso le e-mail vengono stampate su carta e il più delle volte si tratta di poche righe che possono benissimo essere lette sullo schermo del PC. Questo porta ad un consumo sconsiderato di carta che moltiplicato su scala globale porta ad un impatto importante sulla questione ambientale. L’e-mail andrebbe stampata quando strettamente necessario, se ad esempio molto lunga e dettagliata o se presenta allegati o documenti di cui è importante avere una copia cartacea. Non dimentichiamoci poi che tutte le e-mail stampate che contengono informazioni sensibili vanno trattate in base al regolamento sulla protezione dei dati e smaltite negli appositi distruggi documenti.
È chiaro che occorre trovare delle regole per evitare che questo processo si ripeta troppo frequentemente durante il giorno con la conseguente perdita di tempo prezioso. Avendo affrontato in passato l’argomento, nello specifico le best practice per scrivere una perfetta e-mail aziendale, abbiamo deciso di raccogliere sette consigli utili per aiutarti a gestire al meglio la posta elettronica.
Non farti distrarre
Uno degli effetti indesiderati delle e-mail è quello che possono avere sul nostro livello di attenzione e concentrazione. Ogni volta che riceviamo una e-mail, sacrifichiamo la nostra attenzione per leggere la notifica, aprire e leggere l’mail, focalizzarci sull’argomento e scrivere eventualmente una risposta. Gestire più aspetti contemporaneamente può essere controproducente per il nostro cervello mentre è consigliabile lavorare e concentrarsi su un singolo task per volta. Per questo è importante scegliere il giusto tempo da dedicare alla lettura delle e-mail per non lasciarsi distrarre da ogni singolo messaggio che arriva.
Risposta automatica
Se non puoi accedere alle e-mail o controllare regolarmente la tua casella di posta elettronica, è buona regola impostare una risposta automatica. Se sei in vacanza o sei lontano dall’ufficio per un periodo di tempo prolungato, fai sapere alle persone che ti scrivono che non potranno aspettarsi che tu legga o risponda alla loro e-mail prima di una certa data. L’e-mail di risposta automatica dovrebbe includere l’arco temporale in cui non potrai controllare la posta elettronica, eventuali contatti di emergenza o indirizzi e-mail alternativi a cui la persona che ti sta scrivendo può rivolgersi nel caso avesse bisogno di una risposta tempestiva.
Notifiche
Le notifiche automatiche sono quelle che più contribuiscono a distrarre, sia su telefono che su computer. Anche se è consigliabile disattivarle per evitare di deviare continuamente l’attenzione, è comprensibile che sul lavoro sia importante essere aggiornati sulle e-mail che arrivano. Se scegli di lasciarle attive cerca comunque di rimanere fedele alla gestione del tempo di cui abbiamo parlato in precedenza, dedicando la giusta cura per ogni attività e riservando quindi un momento solo per la lettura delle e-mail.
Organizza le e-mail
Pensa a quante e-mail ricevi ogni giorno e quante se ne accumulano nel corso di una settimana e col passare del tempo. Se finisci per avere un’unica casella di posta con centinaia e centinaia di e-mail rischi di non riuscire più a trovare quella giusta e di perderti nel calderone ogni vota che vai a cercare messaggi vecchi. Gli strumenti di gestione della posta elettronica, come Outlook o Gmail, offrono delle opzioni molto utili per filtrare i messaggi e categorizzarli. Cerca di sfruttare queste possibilità per creare delle categorie e mantenere le tue e-mail in ordine e con una divisione logica che ti permetta di gestirle al meglio. I filtri possono essere applicati anche alle future e-mail in entrata automatizzando il processo di organizzazione.
Pulisci la casella di posta elettronica
Nel corso del tempo ci iscriviamo, anche senza esserne pienamente coscienti, a decine di newsletter che finiscono per bombardarci la casella di posta elettronica con cadenza giornaliera. Prenditi del tempo per revisionare tutti i servizi a cui sei iscritto e mantieni quelli che veramente ti servono e che ti sono utili. Inoltre, è utile fare un po’ di pulizia di vecchi messaggi come vecchie newsletter, offerte promozionali scadute o messaggi vecchi poco importanti che non ci servono in memoria.
Quando evitare le e-mail
Sul lavoro si creano spesso catene di e-mail per questioni non importanti che vanno ad ingolfare la tua posta elettronica e sottraggono tempo alle cose più importanti. Se devi dire qualcosa che richiede una risposta veloce o su un argomento non strettamente legato al lavoro, può essere conveniente alzarsi dalla scrivania e comunicarlo direttamente a voce. Questo permette di evitare lunghe catene di e-mail in stile “chat” o su questioni poco rilevanti che vanno solo ad aggiungere complessità alla gestione della tua posta.
Testo chiaro e ordinato
L’e-mail non è il mezzo più indicato per comunicazioni che richiedono dovizia di particolari, informazioni dettagliate e fiumi di parole per affrontare una questione. L’e-mail è adatta per comunicazioni concise e sintetiche. Cerca sempre di utilizzare la quantità di testo essenziale, di ordinare i paragrafi in modo chiaro e leggibile e di strutturare il testo, quando possibile, con elenchi puntati che rendono i concetti più schematici e facilmente digeribili da chi legge il messaggio.