Il backup e archiviazione dei documenti informatici, quella cosa per cui puoi copiare o salvare i file del computer in modo sicuro per averli sempre disponibili, sono quel genere di operazioni la cui necessità diventa chiara nel momento del bisogno. È talmente importante fare backup e archiviazione dei propri dati, sia quelli di lavoro che quelli personali, che addirittura è stato istituito il Backup Day, ogni anno il 31 marzo, per evitare di vivere uno o più dei seguenti scenari:

• Centinaia se non migliaia di foto personali, di vacanze, famigliari e momenti unici, salvate su supporti fisici come CD o DVD che poi, al momento di essere letti, risultano danneggiati, graffiati, illeggibili.
• Documenti di lavoro, foto e video personali, documenti digitalizzati come fatture, bollette e così via salvate su hard disk esterni che si rompono perché cadono oppure risultano illeggibili quando si cambia computer.
• Chiavette USB che di colpo non hanno più nulla in archivio perché si sono smagnetizzate
• Furto, del computer o dell’HD esterno, con perdita di tutto ciò che contenevano
• Sbadataggine per cui, inavvertitamente, si cancellano intere cartelle dal computer con tutti i file e documenti che contenevano

Che fare allora per evitare di perdere i propri file di lavoro e, possibilmente, averne una copia sempre accessibile? Essenzialmente due cose: backup e archiviazione, che non sono la stessa cosa e nemmeno sinonimi.

Backup e archiviazione dei dati: come funzionano

Come prima cosa bisogna capire la differenza tra backup e archiviazione dei dati: il backup è una copia di un documento informatico, che mantiene l’originale nella sua posizione, sul computer o smartphone, e ne crea uno o più duplicati su altri spazi fisici o virtuali; l’archiviazione è lo spostamento del file, senza farne una copia, in un luogo fisico o virtuale più sicuro rispetto alla sua collocazione originale. Vediamo allora le diverse possibilità di fare il backup o l’archiviazione dei propri file personali o di lavoro.

Come fare il backup dei file del computer

Esistono numerose possibilità di fare il backup dei file del computer, con differenze che vanno dalla capacità di memoria, cioè quanto spazio si ha a disposizione, al grado di sicurezza.

La chiavetta USB è probabilmente il sistema di backup più conosciuto: sono pratiche da usare, dato che basta infilarle nella porta USB del computer e sono subito disponibili, e anche da trasportare, visto che stanno in tasca o nella borsa del computer come in un cassetto di casa. I contro sono la limitata capacità di memoria (ce ne sono anche da 256GB, che possono andar bene per un’archiviazione famigliare ma già potrebbero non bastare in presenza di molte foto e video o per professionisti con molti documenti da gestire), la potenziale fragilità e deperibilità e soprattutto il fatto che si possono perdere.

CD e DVD sono stati a lungo il sistema prediletto di backup e archiviazione dati perché davano il vantaggio di poter dividere, etichettare e archiviare i documenti in base alle proprie esigenze (per esempio: fatture di un dato anno, foto di un evento particolare, etc) e la comodità di avere sott’occhio e ben chiaro il modo in cui erano stati salvati. Lo svantaggio è senza dubbio il fatto che si possono rovinare anche inavvertitamente e quello per cui sempre meno computer portatili prevedono il lettore di CD e DVD.

Un sistema molto usato sia da liberi professionisti che dalle famiglie sono i cosiddetti hard disk esterni, o hard drive, delle vere e proprie memorie che si collegano al computer tramite un cavo USB, che occupano più o meno lo spazio di uno smartphone e che hanno capacità simili a quelle della memoria del computer, fino a 1TB o anche oltre. Anche in questo caso rotture e smarrimenti sono possibili, così come l’incompatibilità data dalle diverse formattazioni iniziali nel caso in cui si cambiasse computer o sistema operativo (spesso quelli leggibili dai PC con Windows risultano poi illeggibili coi Mac di Apple, e viceversa, per non parlare dei computer con sistema operativo Linux o Google) e comunque la copia o lo spostamento dei file deve essere fatto manualmente.

I NAS, che significa Network Attached Storage, sono sistemi di backup sempre più diffusi sia in casa, per esigenze famigliari, che tra piccole aziende e liberi professionisti: sono sostanzialmente dei sistemi di storage, quindi di memoria di documenti, collegati alla Rete di casa o dell’ufficio (si possono collegare via cavo al router che porta Internet in casa o in ufficio o anche al WiFi) e permettono di copiare i file del computer, dello smartphone, della videocamera o della action-cam sia manualmente che in automatico ogni volta che questi dispositivi si agganciano alla rete WiFi locale. Tra i vantaggi ci sono sicuramente il fatto di fare in modo automatico il backup dei documenti e, nella stragrande maggioranza dei modelli e marchi, di poter accedere ai documenti anche tramite App sullo smartphone o dalle pagine Web.

Infine si stanno sempre più diffondendo i sistemi di backup nel cloud, da quelli gratuiti con spazi più o meno limitati (per esempio Photos di Google per le immagini scattate col telefonino, OneDrive di Microsoft per ogni tipo di documento sincronizzato con la posta elettronica, o DropBox) a quelli a pagamento sempre più usati da liberi professionisti e piccole aziende con esigenze di salvaguardia dei propri documenti digitali.

Come salvare i file in modo sicuro e averli sempre disponibili

Il sistema sicuro al 100% per salvare i propri file e averli sempre disponibili purtroppo non esiste. Esistono invece strategie intelligenti che partono dalla consapevolezza dell’importanza di dati e file digitali e, in base allo spazio che di cui si necessita e al prezzo che si è disposti a pagare, possono garantire di salvaguardare buona parte se non tutti i propri documenti, foto e video.

Per esempio una buona strategia è quella di tenere sempre il minimo indispensabile sulla memoria del computer, eseguendo il più regolarmente possibile (ogni giorno o 1 volta a settimana per professionisti e aziende, una o due volte al mese per le famiglie) una copia dei file sia su un supporto fisico esterno, come l’hard disk o il NAS, che in un servizio cloud, come i drive ormai offerti con ogni account di posta elettronica per i documenti e quelli di sincronizzazione e backup delle foto dallo smartphone.

Gli esperti di storage e salvataggio dei dati citano spesso una regola facile, pratica e che funziona, la regola del 3-2-1: fai 3 copie di ciascun file, una principale e due di backup; salva le copie in almeno 2 memorie fisiche diverse (per esempio un hard drive e un NAS); fai almeno un backup su un cloud. Facile no?