Bullet Journal: un ottimo alleato per la produttività
Il Bullet Journal è un valido strumento che, se utilizzato con metodo, può aiutarci a incrementare la produttività al lavoro. Come? Scopriamolo subito!
Tempo fa, ti abbiamo fornito alcuni consigli su come stilare una to-do-list efficace per aumentare la produttività al lavoro. Oggi vogliamo invece proporti un secondo strumento che può aiutarti a organizzare meglio il tempo e a liberare la mente, focalizzandola al massimo sugli impegni e sulle attività lavorative da portare a compimento: il Bullet Journal. Vediamo insieme cos’è e come può aiutarti!
Che cos’è il Bullet Journal?
Il Bullet Journal è un metodo flessibile, personalizzabile e altamente efficace ideato da Ryder Carrol per organizzare la propria vita, professionale e privata. Con un’accurata e precisa metodologia, ci insegna a registrare eventi, note e attività con lo scopo di liberare la mente, portare a compimento ciò che ci eravamo prefissati e di conseguenza, diventare più produttivi. Si tratta di uno strumento in grado non solo di organizzare ciò che dobbiamo svolgere nell’arco della giornata al lavoro, ma che ci permette anche di pianificare progetti a medio-lungo termine.
Com’è strutturato un Bullet Journal?
Il Bullet Journal può essere realizzato partendo da semplici fogli di carta da organizzare in raccoglitori documenti oppure servendosi di un quaderno che non abbia già la pianificazione impostata di un’agenda. Se decidi di utilizzarlo solamente in ufficio, il formato è perfetto perché ti permetterà di disporre di tutto lo spazio necessario per la massima personalizzazione. La prima parte del Bullet Journal va riservata all’indice, ossia circa 4 pagine in cui andrai a inserire tutte le sezioni successive con relativo numero di pagina. Segue quindi la pianificazione futura, il cosiddetto future log: una sezione con 3 mesi per pagina (da suddividere quindi in 3 riquadri) riservata a tutto ciò che devi o desideri portare a termine nei prossimi mesi. Ricordati di inserire i numeri di pagina e di segnarli nell’indice. A questo punto, sei pronto per la pianificazione mensile: il monthly log. Su due pagine, scrivi in alto il nome del mese. La prima pagina sarà costituita dal calendario: in verticale, inserisci i giorni con numero e prima lettera del giorno e riserva la seconda pagina per tutte le attività che devi svolgere in quel mese. Dovranno essere sotto forma di elenco puntato, scritte a mano in modo chiaro e conciso. Il Bullet Journal si basa infatti su ciò che in gergo viene denominato Rapid Logging – ossia la registrazione veloce delle mansioni in poche parole – e su quanto emerso da diversi studi: la scrittura a mano è più incisiva per fissare nella mente l’organizzazione della giornata. Come per la pianificazione futura, inserisci i numeri di pagina anche al monthly log e aggiungilo all’indice. Quarta sezione: il daily log per l’organizzazione giornaliera, dove andrai a includere la data seguita dalle attività lavorative da svolgere in giornata. Ultima sezione: le raccolte, ossia elenchi di cose da fare, da monitorare e da ricordare oppure da riservare a progetti che richiedono diverse attività come, ad esempio, la ricerca di un nuovo lavoro. Anche qui, ricordati sempre di aggiungere il tutto all’indice.
I simboli del Bullet Journal
Le voci da inserire sono suddivisibili in tre categorie: le attività rappresentate da un pallino, gli eventi da un cerchietto e le note da una linea. Si tratta quindi di compiti da svolgere, impegni da mantenere (come riunioni o conferenze) e idee da ricordare. Se uno di questi è particolarmente importante, contrassegnalo con un asterisco ad indicarne la priorità. Ricordati di utilizzare gli asterischi con parsimonia perché se tutto diventa una priorità, niente lo è più. Il punto esclamativo viene usato invece per tutto ciò che è fonte di ispirazione, mentre il disegno di un occhio indica la necessità di ulteriori ricerche e approfondimenti.
Il Bullet Journal come nostro alleato
Al termine di ogni mese, compila la pianificazione per il mese successivo. Dai un’occhiata alle attività da eseguire in giornata o nel mese che sta per finire e apponi una crocetta su tutto ciò che hai completato. Rifletti quindi sulle attività non portate ancora a termine e decidi se siano realmente necessarie. Se non lo sono, eliminale barrando la rispettiva riga. Se invece devono essere svolte a breve, inserisci il simbolo maggiore (>) di fianco alla relativa voce, che andrai quindi a copiare nella seconda pagina di pianificazione per il mese prossimo. Per gli eventi, attività o note che invece possono aspettare qualche mese, inserisci il simbolo minore (<) e sposta la voce nel rispettivo mese. In gergo, quest’ultima operazione viene denominata migrazione: si tratta di un’importante attività di analisi delle giornate per dedicare tempo a ciò che è realmente essenziale. Lontano dall’idea di procrastinare, ci aiuta a svolgere quello che nella nostra giornata lavorativa ha una maggiore rilevanza. E questo si tradurrà in un incremento immediato della produttività!
Suggerimenti per una maggiore efficacia
I colori possono venirci in aiuto non solo per dare un tocco di personalizzazione al nostro Bullet Journal, ma anche per unire diverse voci insieme. Per esempio, se dobbiamo svolgere una presentazione, possiamo inserire questo evento in blu contrassegnandolo con un cerchietto e riportare sotto in grigio tutte le voci associate all’evento in questione: ad esempio, organizzare una riunione con il capo per l’approvazione dei punti da discutere o lettura di determinati articoli per approfondire il tema. Essendo un sistema flessibile e molto personalizzabile, consigliamo inoltre di creare sezioni ad hoc per prefiggersi obiettivi lavorativi, delineare la giornata di lavoro ideale per ottimizzarne i tempi, fissare su carta tutte le idee emerse durante una riunione o monitorare le metriche aziendali, dalle spese ai clienti prenotati. Basta iniziare con un approccio semplice per poi lasciare spazio alla creatività!
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Speriamo che questo articolo ti abbia convinto ad adottare il Bullet Journal come valido metodo per incrementare la produttività. Quali altri trucchi o strumenti hai già utilizzato? Raccontaceli sulla pagina Facebook Viking Italia.