Come essere più produttivi in ufficio: guida in cinque punti

Chi non cerca di essere più produttivo sul posto di lavoro? Qui alla Viking ci poniamo spesso questa domanda ed ecco perché abbiamo deciso di creare questa guida in cinque punti, per migliorare la classica giornata di lavoro, essere più produttivi e, perché no, stressarsi meno!

1. Arrivate al lavoro in orario



Sebbene possa sembrare una cosa scontata, è importante arrivare in orario al lavoro, magari anche con cinque minuti d’anticipo. Non fatelo tanto per il vostro capo, o perché il collega “perfettino” di turno non vi guardi male, quanto per non avere quella spiacevole sensazione di sentirsi con il fiato sul collo prima di iniziare la giornata.

2. Eliminate le distrazioni



Il multitasking è una cosa bellissima, ma è più adatto a un computer. Tutte le ricerche lo confermano: fare più cose allo stesso tempo riduce la produttività.

Certo, se arriva qualcosa di urgente, potete interrompere quello che state facendo, ma cercate sempre di iniziare un progetto alla volta e di portarlo a termine prima di partire con uno nuovo.

Non portate avanti dieci cose contemporaneamente senza arrivare alla conclusione di nessuna. È frustrante soprattutto per noi stessi, alla fine di una giornata, non vedere nulla di concluso dopo otto, nove o dieci ore di lavoro.

Per evitare ciò, chiudete tutte le finestre sul computer che non si riferiscono a quello di cui vi stavate occupando in quel momento. Mettete il cellulare in modalità “silenzioso”, chiudete l’email se non è importante che rispondiate istantaneamente a chi vi scrive e, soprattutto chiudete le vostre chat. Infatti i peggiori nemici della produttività sono i social network e i programmi di messaggistica istantanea.

Non dimenticatevi di riordinare anche la vostra scrivania: tutto il materiale di cancelleria, le forbici, i bloc-notes e i post-it sparsi sul vostro tavolo, distolgono solo la vostra attenzione.

3. Stilate una lista di cose da fare



Avere sotto controllo quello che dovete ancora fare è di vitale importanza, ancor di più se tendete a procrastinare continuamente gli impegni che meno vi piacciono.

Stilate quindi una lista con tutti gli impegni che dovete portare a termine oggi e/o nei prossimi giorni, assegnate a ognuno un “punteggio di gradimento” e quante ore pensate di dedicarvici. Ricordatevi: melius abundare quam deficere, anche quando stimate le ore!

Ora, riordinate la lista e, cosa importante, iniziate la giornata con i task che meno vi piacciono. La maggior parte delle persone è più produttiva la mattina, visto che è il periodo della giornata in cui ci si sente più carichi di energie, rispetto alle cinque di pomeriggio quando si sta già sognando di tornare a casa. Se pensate che il vostro momento più produttivo della giornata sia in un altro, nessun problema. Pianificate ciò che meno vi piace, nell’orario in cui siete più produttivi.

4. Ritagliatevi delle pause regolari



Come per il multitasking, anche lavorare senza interruzione è più adatto ai robot che agli esseri umani. Più si lavora senza sosta, più si perde lucidità. È quindi importante sapersi fermare e una buona regola può essere di non superare mai le due ore di fila senza una pausa di dieci-quindici minuti.

Cosa potete fare durante la pausa? Non per forza dovete andare a prendere un caffè o fumare una sigaretta, come tutti i vostri colleghi. Potete semplicemente fare due passi per sgranchirvi, mangiare un frutto per accumulare energia per le prossime ore o leggere qualcosa di piacevole. Facendo così, potreste trovare gli spunti e l’ispirazione per i task che dovrete svolgere nel corso della giornata.

5. Fate il bilancio di fine giornata



Siete arrivati quasi a fine giornata ed è ora di tirare le somme.

Prendetevi cinque minuti per fare un bilancio di com’è andata: cosa ha funzionato e cosa no, cercate di capire come avevate organizzato il vostro tempo all’inizio della mattina. Pensavate che un task sarebbe stato più impegnativo di quello che si è poi rivelato? Avevate sottovalutato il numero di ore per completare un progetto? Traete le conclusioni che vi aiuteranno a essere ancora più efficienti e, perché no, anche a sentirvi più rilassati in ufficio e a fine lavoro, in modo da non portarvi a casa alcun pensiero lavorativo.

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