Organizzare l’archivio dell’ufficio in casa (senza farsi travolgere) è la nuova sfida lanciata dallo smart working. Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali e burocratiche, l’archivio cartaceo dei documenti dell’azienda o dell’attività professionale continua a occupare spazi e tempi di ogni ufficio del mondo. Anche adesso che l’ufficio si è spostato in casa per motivi di pandemia e chissà se e quando torneremo nell’ufficio quello vero. Motivo per il quale una buona archiviazione e catalogazione dei documenti è sempre più una competenza richiesta per poter ottimizzare i tempi, ridurre i costi delle operazioni amministrative, non perdere documenti e – molto importante – rispettare la normativa sul GDPR.
Ma come fare per organizzare in modo pratico e logico l’archivio di un ufficio? Principalmente dotandosi degli strumenti adatti e poi adottando una logica ferrea e precisa. Intanto gli strumenti adatti: scaffali o librerie ad archivio, sicuramente, ma anche cartellette, faldoni, buste in plastica, separatori ed etichettatrici professionali.
Una volta apprestato il contenitore (lo scaffale, i faldoni, etc) conviene procedere con la logica della matrioska, con il più grande che contiene il più piccolo. Per esempio uno scaffale con tutti i preventivi, suddiviso in faldoni per tipologie di clienti (B2B; B2C) e all’interno di ciascun faldone dei separatori in ordine alfabetico. Ovviamente conviene sempre rispettare la logica della matrioska: una volta stabilito che il criterio è l’ordine alfabetico (piuttosto che numerico, o per data) occorre procedere sempre nella stessa direzione.
Un buon consiglio è anche quello di associare alle lettere i colori: faldoni, cartellette e separatori di diversi colori aiutano a individuare anche solo a colpo d’occhio diverse tipologie di documenti, oppure la separazione tra documenti catalogati sotto diverse lettere dell’alfabeto, o in ordine numerico.
Per assicurare la durata nel tempo dei documenti catalogati e archiviati è sempre utile utilizzare cartelline di plastica trasparente (ma mai inserirvi la carta termica per fax, se qualcuno la usa ancora, che sbiadisce nel tempo: sempre meglio farne una fotocopia) e separatori colorati, che evitano di stropicciare fogli, fatture, lettere e documenti.
Anche le etichette sui dorsi di faldoni, cartellette o contenitori di CD e DVD devono durare nel tempo: scriverle a mano con penna o pennarello è il viatico ideale per fare in modo che sbiadiscano. Meglio dotarsi di un’etichettatrice professionale che permette di stampare con caratteri chiari e indelebili.
Infine ogni archivio o cassetto è sempre sottoposto all’azione del tempo, ed è sempre bene aprirlo di tanto in tanto per controllare che umidità, polvere, muffa o altri agenti non stanno deteriorando i documenti in esso contenuti.
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