Organizzare il tempo può fare la differenza tra lavorare sempre in emergenza, sotto stress, rincorrendo le scadenze, con bassa produttività e poca progettualità ed essere invece sempre in pieno controllo delle cose da fare, avere il giusto tempo per farle al meglio e sapere quando staccare e dedicarsi ad altro, senza essere rincorsi dal pensiero del lavoro. Il che non è solo un vantaggio per l’azienda ma lo è soprattutto per se stessi.
Certo, per molti l’idea di pianificare ogni ora può sembrare eccessiva, e preferiscono lasciare che sia il lavoro a organizzare il proprio tempo. Eppure esempi come quelli dei grandi manager e imprenditori (per esempio Jeff Bezos di Amazon di cui abbiamo parlato qui) e il successo di App e strumenti per il time management (certificato per esempio dalla classifica delle Best of 2018 di Apple) dicono che probabilmente è quella la strada migliore per conquistare produttività e work-life balance.
Come organizzare il tempo al lavoro
Organizzare il tempo al lavoro significa vivere il tempo in prima persona e non subirlo involontariamente: è questa la prima grande differenza da capire e fare propria. Avere una agenda precisa non significa non avere tempo libero o flessibilità, significa decidere come trascorrere il tempo, di lavoro e fuori dal lavoro. Organizzare il tempo al lavoro significa partire dall’obiettivo che si vuole raggiungere (fare una presentazione, redigere un business plan, archiviare documenti), avere una idea chiara di quanto tempo ci vuole e, soprattutto, non farsi distrarre da altri stimoli. Quello è l’obiettivo, quella è la strada da percorrere, quello è il tempo che ci vuole, altre cose non sono contemplate in quello spazio del proprio lavoro.
Distinguere tra importante e urgente
Distinguere tra importante e urgente è cruciale: una cosa che è da fare subito non significa che sia anche importante. Per esempio leggere le email è un compito che si svolge subito al mattino, quando si accende il computer, che è giusto che sia prioritario ma non è detto che sia importante, in particolare rispondere subito. Come arrivare a capire cosa è importante e cosa urgente? Cominciando a tenere un diario di come si impiega il proprio tempo. Possono bastare pochi mesi per arrivare a capire le cose urgenti, quelle importanti, quelle da fare in prima persona, quelle da delegare e quelle da ignorare. Fare ordine permette di eliminare il superfluo e le perdite di tempo.
Stabilire delle priorità
Stabilire delle priorità non riguarda solo il lavoro. Una priorità può essere la famiglia, i figli, lo sport, un hobby, e a troppe persone, troppo spesso, capita di dimenticarlo: si torna a casa che i figli già dormono perché c’è stato un imprevisto; non si fa sport perché quel giorno c’era un urgenza in ufficio; si tralasciano gli hobby perché il lavoro assorbe tutto il tempo. Questa è una strada senza uscita che porta a stress, frustrazione, insoddisfazione, bassa produttività. Avere un programma rigoroso per il proprio calendario lavorativo non significa tralasciare il resto: famiglia, sport, hobby possono e devono essere delle proprità anche rispetto alla propria agenda.
Metti tutto nella lista
Nella propria agenda ci deve quindi essere spazio per tutto: le cose importanti di lavoro e le priorità, le cose di routine e lo spazio per quelle strategiche, e anche un po’ di flessibilità per gestire le urgenze. Avere una agenda quotidiana, settimanale, mensile e annuale precisa, con margini di flessibilità, permette di non essere mai in affanno, di dominare il tempo, e di averne per sé.