Il caos creativo va bene, forse, per gli artisti solitari. Ma quando si tratta di organizzare gli spazi in ufficio, cioè decidere come disporre le scrivanie, dove mettere gli armadi e gli archivi, dove posizionare stampanti e altre apparecchiature tecnologiche, bisogna partire da un presupposto: una disposizione studiata può migliorare la produttività in percentuali che possono superare anche il 20%. Possibile? Be’, sì: immagina due o più persone che devono lavorare assieme e che stanno con scrivanie distanti o in stanze separate o peggio ancora a piani diversi dell’edificio. Quanto tempo perdono per il solo fatto di alzarsi e spostarsi da un collega? E quanto incide tutto questo sul monte ore annuale dell’azienda? Senza contare poi che, a determinate condizioni, una gestione corretta degli spazi può creare soluzioni e opportunità imprevedibili.
Come organizzare gli spazi in ufficio: le scrivanie
Per decidere come organizzare le scrivanie in ufficio come prima cosa bisogna analizzare le interrelazioni tra i colleghi: se due o più persone devono interagire tra di loro, le loro scrivanie devono essere a una distanza tale per cui possano comunicare e scambiarsi documenti senza praticamente interrompere ciò che stanno facendo. È un sottile equilibrio che consiste nel non essere né troppo vicini né troppo distanti, ma è un aspetto da considerare quando si dispongono le scrivanie in ufficio.
Come illuminare l’ufficio
Altro aspetto che influisce pesantemente sulla produttività è la luce. La maggior parte degli uffici è illuminata da luce naturale, e così dovrebbe essere anche per questioni di costi e sostenibilità, ma c’è anche il tema della salute e del benessere dei lavoratori per i quali un’illuminazione aggressiva potrebbe provocare problemi agli occhi e altri “mali da ufficio“: ecco perché le scrivanie non dovrebbero mai dare le spalle alle finestre ma essere disposte in modo tale che, per la maggior parte delle ore lavorative, ci sia una luce naturale uniformemente diffusa. Qui c’è un nostro approfondimento su come illuminare al meglio l’ufficio.
Consigli per archiviare i documenti in modo pratico
C’è poi tutto il tema dell’archiviazione dei documenti. Per lo stesso motivo di cui sopra non dovrebbero mai trovarsi a una distanza tale per cui cercare o riporre un documento significa girare per minuto e minuti per l’azienda. Ma anche il modo di catalogarli e classificarli ha il suo peso: intanto anche per la classificazione cartacea è importante imparare a usare parole chiave univoche e doppie o triple per cui, per esempio, non si hanno 10 raccoglitori con scritto “Progetti” ma ciascun raccoglitore ha la dicitura “Progetti + Nome Cliente + Anno di riferimento”. Poi i colori possono aiutare parecchio a trovare ciò che serve a colpo d’occhio: per esempio utilizzare sempre il rosso per i raccoglitori delle fatture emesse, il giallo per quelle ricevute e il verde per gli ordini è sicuramente più pratico di avere tutti i raccoglitori di uno stesso colore o di numerosi colori a caso. E anche questo migliora la produttività.
Di che colori devono essere le pareti dell’ufficio
A proposito di colori, anche quello delle pareti può influire sulla produttività e riguarda il modo in cui si organizza l’ufficio: escluso il bianco integrale e gelido, che ricorda ambienti sterili e freddi, sarebbe il caso di scegliere colori chiari e caldi, che sono quelli ideali per le pareti dell’ufficio, oppure altri come il blu, il verde e il rosso che sono in grado di stimolare la creatività, se è richiesta.