Come organizzare un ufficio open space
Open space o ufficio con spazi personali? Se vuoi ottenere il massimo dagli uffici aperti segui questi consigli sulla disposizione degli arredi, l'illuminazione e ogni altro aspetto che riduce la confusione e migliora benessere e produttività
Open space sì o open space no? Sugli spazi di lavoro con scrivanie e sale riunioni in un unico spazio senza divisioni s'è detto tutto il bene e tutto il male possibile: sinonimo di rumore, confusione e mancanza di privacy ma anche acceleratore di creatività e collaborazione. La verità probabilmente è che non si tratta di una soluzione buona per tutte le esigenze, ma anche che qualora lo fosse poi dipende molto da come si decide di organizzare un ufficio open space.
Disposizione di scrivanie e sedie, spazi riunione, spazi di incontro informale, zone per call in cui vige il rispetto della privacy, e ancora illuminazione, salubrità dell'aria e molti altri aspetti possono fare davvero la differenza tra progettare un open space che migliora il benessere e la produttività dei collaboratori e uno che aumenta solo il caos e riduce la produttività.
Organizzare un ufficio Open Space: le norme da rispettare
Prima di tutto, quando si tratta di organizzare un ufficio open space, bisogna sapere che ci sono alcune norme da rispettare. In particolare:
dlgs 81/2008 Allegato IV – Requisiti dei luoghi di lavoro
dlgs 242/96 – Attuazione delle direttive 89/391/CEE, 89/654/CEE, 89/655/CEE, 89/656/CEE, 90/269/CEE, 90/270/CEE, 90/394/CEE e 90/679/CEE riguardanti il miglioramento della sicurezza e della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.
Gli aspetti principali di queste norme riguardano:
Dal punto di vista strutturale la legge impone che un ufficio abbia una superficie di almeno 9 metri quadri a stanza con 2.70 metri di altezza e almeno 5 metri quadri per ogni soggetto.
L’illuminazione, secondo la norma UNI EN 12464 deve essere compresa tra 300 e 500 lux, in base alla luce naturale che il luogo riesce a ricevere.
L’areazione dipende dalla norma UNI 10339, che può richiedere di installare degli impianti meccanici per rendere l’aria più salubre.
Il rumore, che impone una progettazione in grado di ridurre l’impatto acustico.
3 consigli per progettare un open space
Vediamo allora 3 consigli per progettare un open space che possono essere d'aiuto nel capire profondamente le proprie esigenze e indirizzare il lavoro dei progettisti nonché la scelta di scrivanie, sedie, tavoli da lavoro o riunione e molti altri aspetti degli spazi di lavoro senza divisioni.
1 - Modularità e risparmio di spazio
Le esigenze degli spazi di lavoro stanno cambiando rapidamente e se volete che il vostro open space rimanga funzionale e piacevole per i collaboratori anche con cambiamenti del team o degli obiettivi aziendali, optate per queste soluzioni:
Scegliete mobili e scrivanie dalle forme semplici
La semplicità paga sempre e rinunciare a qualcosa in termini di originalità (per esempio tavoli da riunione ovali) in favore della praticità e della flessibilità potrebbe risultare una scelta economica e vincente sul medio lungo periodo: scrivanie rettangolari, mobili, cassettiere e tavoli su rotelle permettono di riconfigurare facilmente e velocemente lo spazio di lavoro a ogni cambiamento.
Favorire la comunicazione
Molto, se non tutto, dipende dalla struttura del vostro open space, ma per favorire la comunicazione all'interno del team ci sono 3 layout di ufficio da prendere in considerazione: lineare, a quadrato, a petalo di fiore. Lineare prevede le scrivanie l'una accanto all'altra e i lavoratori disposti su 2 file l'una di fronte all'altra; a quadrato prevede isole da 4 postazioni, con i lavoratori affiancati 2 a 2 oppure nei 4 punti cardinali; a petalo di fiore prevede una disposizione con le scrivanie tutto intorno e almeno 3 lavoratori disposti intorno.
2. Mantenere la concentrazione
Il continuo andirivieni di un open space può diventare rapidamente confusione e perdita di concentrazione. Per questo occorre pensare anche di ottimizzare la circolazione delle persone tra l'ingresso e gli spazi di lavoro e le altre aree. Inoltre sarebbe ottimale prevedere delle cabine private e sale riunioni essenziali per mantenere la riservatezza delle telefonate, ad esempio, o per tenere riunioni informali senza essere disturbati dalla presenza dei colleghi.
Non c'è spazio per cabine private e sale riunioni chiuse? Una soluzione potrebbero essere:
Un piccolo tavolo rotondo in un angolo dell'open space dove a due o tre persone possono parlare in tranquillità, senza disturbare l'intero ufficio.
Poltrone o divani nella zona della reception perfetti per una telefonata o un incontro informale.
Un tavolo alto o con piedistallo nell'area break dove chiacchierare tranquillamente davanti a un caffè.
3. Preservare la privacy
La mancanza di privacy è una delle principali lamentele da parte dei lavoratori nei confronti degli open space aperti. Per ritrovare un po' di serenità, ecco alcuni consigli facili da installare e poco costosi:
Le pareti divisorie rimovibili possono essere utilizzate per dividere lo spazio e ricreare, ad esempio, zone dipartimentali o aziendali, a seconda dell'organizzazione della vostra azienda. Queste strutture altamente modulari sono disponibili in un'ampia gamma di dimensioni e materiali, a seconda del grado di insonorizzazione, privacy o luminosità richiesto.
I pannelli schermanti sono perfetti per dare un po' di privacy, soprattutto agli uffici disposti in file. Inoltre, creano una superficie espositiva (e di personalizzazione) aggiuntiva!
Piante verdi e scaffali decorativi possono svolgere un ruolo di separazione (che paradossalmente è più unificante), quindi pensateci!
Conclusioni
Ci auguriamo che questi consigli e soluzioni d'arredo vi aiutino a vivere (e lavorare) bene in un open space e vi invitiamo a dare una occhiata alle nostre soluzioni per sedie e arredi da ufficio