Come prendere bene gli appunti durante una riunione

Appunti vs. Minute di Riunione

Gli appunti sono annotazioni informali che vengono prese durante la riunione per registrare le informazioni più importanti, idee o azioni da compiere. Non seguono una struttura rigida, permettendo di adattare il metodo di annotazione al proprio stile personale. Al contrario, le minute di riunione sono un documento ufficiale che riporta in modo dettagliato i partecipanti, le decisioni prese, i punti trattati e le azioni da svolgere. Sono spesso richieste in contesti legali o formali.

Perché è importante prendere appunti durante una riunione?

Gli appunti svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che nulla venga dimenticato o trascurato durante una riunione. Essi aiutano a documentare le decisioni prese, a mantenere la responsabilità dei compiti assegnati e a migliorare la memoria a lungo termine. Inoltre, possono essere utilizzati per aggiornare i membri del team che non hanno potuto partecipare, assicurando una partecipazione asincrona alle decisioni.

Metodi comuni per prendere appunti

Esistono diversi metodi per prendere appunti durante una riunione. Ecco alcuni dei più utilizzati:

Metodo Cornell: Consiste nel dividere la pagina in due colonne, con una piccola colonna a sinistra per i punti chiave e una più grande a destra per i dettagli.
Metodo Outline: Segue la struttura dell'agenda della riunione, elencando i principali punti e annotando i dettagli sotto ciascun argomento.
Metodo Quadrant: Divide la pagina in quattro sezioni: appunti generali, azioni da svolgere, azioni per altri e domande. È particolarmente utile per tenere traccia delle responsabilità.

9 consigli per migliorare la presa di appunti durante le riunioni

Seguendo questi consigli, potrai migliorare la qualità dei tuoi appunti e renderli più utili per te e per il tuo team:

Scegli un metodo che funziona per te: Che si tratti del metodo Cornell, Outline o Quadrant, trova quello che meglio si adatta al tuo stile di lavoro.
Scrivi a mano, non su laptop: Studi dimostrano che prendere appunti a mano aiuta a ricordare meglio le informazioni rispetto alla scrittura su laptop.
Non trascrivere parola per parola: Scrivi solo i punti salienti e le azioni da compiere, evitando di annotare tutto in modo dettagliato.
Utilizza un template per gli appunti: Avere un modello predefinito ti aiuta a strutturare gli appunti senza dover pensare alla formattazione durante la riunione.
Assegna un responsabile per gli appunti: Se sei il moderatore della riunione, chiedi a un collega di prendere gli appunti per te.
Usa software di trascrizione: Se lavori da remoto, puoi registrare la riunione e trascrivere la conversazione per avere un riferimento più dettagliato.
Evidenzia i punti di contatto chiave: Annota i nomi dei partecipanti associati alle discussioni importanti o alle azioni da svolgere.
Condividi i tuoi appunti in tempo reale: Durante riunioni virtuali, condividi lo schermo per permettere ai partecipanti di vedere gli appunti e fare correzioni in tempo reale.
Distribuisci gli appunti dopo la riunione: Invia gli appunti a tutti i partecipanti per garantire che tutti abbiano chiarezza su quanto discusso e sulle azioni da intraprendere.

Conclusione

Prendere appunti efficaci durante una riunione non solo migliora la tua organizzazione personale, ma aumenta anche la produttività del team e assicura che nessuna decisione venga dimenticata. Che tu stia partecipando a una riunione formale o a una sessione di brainstorming, segui questi consigli per ottenere il massimo dai tuoi appunti.

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