Finite le vacanze e con il rientro in ufficio è sempre tempo di riunioni per fare il punto della situazione. Riunioni che si protraggono, che si accavallano, che si reiterano e che spesso non arrivano al dunque. Perché il vero obiettivo di un meeting dovrebbe essere quello di arrivare a un decisione e implementarla subito. Cosa non scontata. E allora bisogna anche imparare a preparare e condurre dei meeting efficienti, a cominciare da questi semplici e pratici consigli.
Definisci l’agenda
Anche se può sembrare strano, molti incontri iniziano senza avere chiaro lo scopo per cui sono stati organizzati o quali argomenti si andranno a toccare durante il meeting. Definire un’agenda per la riunione è fondamentale e per farlo si hanno a disposizione diversi modi e diversi supporti: è possibile inviare una e-mail, consegnare un foglio stampato prima che inizi la riunione o anche discuterne all’inizio della stessa, in ogni caso tutti dovrebbero sapere perché si sono riuniti e quali sono gli obbiettivi ultimi del meeting. L’agenda fornisce una bussola per la conversazione, in modo che l’incontro possa rimettersi in pista da eventuali digressioni fuorvianti.
Rispetta i tempi
Se c’è una cosa che decrementa le chance di successo di un meeting è iniziare con il piede sbagliato. Aspettare che l’organizzatore si manifesti, aspettandolo per diversi minuti, porta subito i partecipanti a formulare un’opinione negativa sul suo atteggiamento che può influenzare il proseguo della riunione. Molte persone, anche in posizioni di potere, cadono nella cattiva abitudine di essere in ritardo alle riunioni. A volte sembra che il ritardo cronico sottenda un velato tentativo di sottintendere quanto il proprio tempo valga di più di quelli che aspettano. È importante invece rispettare i tempi e dare l’esempio: mostrare che è buona norma iniziare con le tempistiche giuste così da dettare le abitudini dei dipendenti o collaboratori per le riunioni future. È oltretutto importante rispettare il tempo di chiusura per mantenere l’efficienza e non togliere tempo prezioso a chi deve tornare a lavorare con scadenze ravvicinate.
Ognuno ha il suo ruolo
Bisogna sempre chiedersi quale sia il ruolo dei partecipanti all’incontro. Più è chiaro ciò che vuoi ottenere da loro, più le persone potranno apportare il loro contributo in modo efficace. Il grado di partecipazione e coinvolgimento aumenta se le persone sanno quale ruolo devono svolgere. Il meeting può avere lo scopo di impartire delle direttive, oppure di discutere i progetti in cantiere, può trattarsi di un brainstorming o, ancora, di un breve confronto su come sta andando un progetto già avviato.
A seconda del tipo di meeting, ai partecipanti è richiesto un ruolo diverso, più o meno attivo. Una delle principali responsabilità del leader è certamente quella di ottenere il maggior numero di opinioni e feedback, tuttavia deve essere chiaro quale sia la natura dell’incontro in modo tale che i partecipanti non si sentano sminuiti dall’apportare idee che non vengono poi prese in considerazione. Questo può essere certamente evitato chiarendo a che fine si raccolgono i feedback e le proposte.
Guida il meeting
Se stai organizzando una riunione, abbiamo ricordato l’importanza di preparare e comunicare l’agenda e specificare gli obbiettivi che si vogliono perseguire; è altrettanto fondamentale, una volta impostato l’incontro nel modo corretto, lasciare che siano i partecipanti ad essere protagonisti. Se esponi il tuo punto di vista per primo, in qualità di leader, rischi di influenzare gli altri ed avere intorno al tavolo persone che assecondano le tue idee senza esternare il loro reale punto di vista. L’opzione migliore è di attendere la fine del meeting, dopo aver ascoltato tutte le opinioni, per formulare le tue considerazioni e prendere una decisione. In fin dei conti è più importante prendere una decisione corretta, che porti a buoni risultati, piuttosto che vedere approvata la propria idea con orgoglio e vedere che questa non porta poi ai risultati sperati
Coinvolgi tutti
Ci sono alcune dinamiche ricorrenti che si verificano nelle riunioni: vi sono persone che per la loro personalità tendono a dominare la conversazione, mentre altri tendono a rimanere in disparte; vi sono persone che sono propositive e altre che proferiscono solamente critiche; infine, vi sono persone che hanno resistenze ad esprimere opinioni, pareri e idee che vanno al di là della loro specifica area di competenza o il loro ruolo all’interno dell’organizzazione. Ognuno di questi profili può generare degli scenari in cui alcune idee rimangono represse da un bias nel comportamento proprio o altrui, cosa che porta a perdere l’opportunità di disporre di idee potenzialmente valide e prendere così decisioni migliori. Se organizzi un meeting devi poi cercare di dirigerlo in modo da riequilibrare il confronto rispetto a potenziali fattori alteranti qui ricordati.
Meeting essenziali
Un fenomeno che si verifica spesso, senza che tu te ne renda conto, è la crescita a dismisura del numero di meeting a partire da quelli pianificati inizialmente. La situazione classica è il meeting in cui, causa inconcludenza e mancanza di un’agenda e obbiettivi chiari, si termina senza aver concluso nulla per poi programmare un altro meeting (a scopo riparatorio) il quale genererà a sua volta altri meeting.
Per tenere sotto controllo il numero e la qualità degli incontri, è molto utile effettuare una valutazione generale a intervalli di alcuni mesi. Vagliando i meeting fatti in un certo periodo, valutandone l’efficacia e chiedendo feedback a riguardo, è un buon metodo per monitorare se o se occorrono dei correttivi.
Non si deve dare per scontato che un meeting si debba fare solo perché lo si è sempre fatto: occorre chiedersi il perché si tiene tale meeting e se sia veramente necessario.
Cosa abbiamo deciso?
Alla fine del meeting occorre stabilire chi è responsabile di cosa e quali sono le scadenze che ci si pone. Altrimenti, tutto il tempo speso per la riunione sarà stato vano. Fai un follow-up anche via e-mail chiarendo quali azioni ci si aspetta vengano eseguite e chi è incaricato di cosa.
Cose da fare e da non fare
I meeting devono servire per:
- Comunicare messaggi, novità, aggiornamenti
- Risolvere problemi e prendere decisioni
- Formazione
- Stabilire obbiettivi
- Avere il consenso
Non devono servire per:
- Leggere informazioni che possono essere lette prima del meeting o che possono essere comunicate in modo più efficiente via-email o altri supporti.
- Lamentarsi
- Ascoltare un comizio in cui una sola persona parla
In generale, è buona norma:
- Chiedersi chi è necessario partecipi e chi no
- Chiedersi se una e-mail può essere sufficiente
- Organizzare il meeting solo se necessario
- Se il meeting deve durare un’ora, stabilisci un tempo inferiore (ad esempio 50 minuti) in modo che puoi tenerti alcuni minuti extra se devi effettuare delle conclusioni
- Arrivare e concludere in tempo
- Assicurarsi che siano chiari gli step successivi e le azioni da intraprendere
Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come rendere i meeting più efficienti possano tornarti utili per migliorare il processo di confronto e decisionale in azienda.
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