Come risparmiare sui costi di stampa in ufficio
Acquisto o noleggio della stampante nonché di carta e inchiostro possono incidere sui bilanci dell'ufficio. Ma con poche informazioni è possibile stampare in modo sostenibile, per il budget e per l'ambiente.
Quando si tratta di gestire un ufficio, una delle spese ricorrenti più importanti può essere il costo delle stampanti per ufficio. Fare la scelta giusta sul tipo di stampante da utilizzare e se acquistare o noleggiare può portare a risparmiare sui costi di stampa in ufficio anche notevolmente.
Conoscere i diversi tipi di stampante
Le stampanti a getto d'inchiostro, laser e multifunzione hanno capacità e costi diversi:
Stampanti a getto d'inchiostro: Le stampanti a getto d'inchiostro sono solitamente meno costose in partenza, ma il costo delle cartucce d'inchiostro di ricambio può aumentare, soprattutto se si stampa molto. Sono più adatte agli uffici con esigenze di stampa medio-basse e dove la stampa a colori o la qualità fotografica sono importanti.
Stampanti laser: Le stampanti laser hanno un costo iniziale più elevato, ma offrono un costo per pagina più basso, il che le rende una scelta conveniente per i grandi volumi di stampa. La qualità del testo è eccellente, ma le stampanti laser a colori possono essere costose.
Stampanti multifunzione: Combinando stampa, scansione, copia e talvolta fax in un unico dispositivo, queste stampanti possono far risparmiare denaro riducendo la necessità di acquistare macchine separate per ogni funzione. A seconda delle esigenze di stampa, possono essere a getto d'inchiostro o laser.
Acquisto e leasing di stampanti per ufficio
Sia l'acquisto che il leasing di stampanti per ufficio hanno i loro pro e contro, che devono essere attentamente considerati:
Acquisto: l'acquisto di una stampante a titolo definitivo può comportare una spesa iniziale significativa, ma potrebbe essere più conveniente nel lungo periodo, in particolare per le piccole e medie imprese con esigenze di stampa prevedibili. La proprietà della stampante consente anche una maggiore flessibilità, in quanto non si è vincolati ai termini di un contratto di leasing. Tuttavia, sarete responsabili della manutenzione e della sostituzione della stampante.
Leasing: il leasing di una stampante può aiutarvi a evitare un'ingente spesa iniziale, poiché il pagamento avviene a rate nel corso della durata del contratto. Inoltre, il leasing spesso include contratti di assistenza per la manutenzione e la riparazione, con un potenziale risparmio su questi costi. Questa opzione può essere particolarmente interessante per gli uffici più grandi con elevati volumi di stampa e per le aziende in cui le esigenze di stampa potrebbero cambiare, in quanto è più facile aggiornare o cambiare le macchine alla fine del periodo di locazione. Tuttavia, il costo totale del leasing può essere superiore a quello dell'acquisto diretto della stampante.
H3 Strategie per risparmiare sui costi delle stampanti per ufficio
Manutenzione regolare: nna manutenzione regolare della stampante può prolungarne la durata ed evitare costose riparazioni o sostituzioni.
Politiche di stampa: l'implementazione di politiche di stampa a livello aziendale, come la stampa fronte/retro, l'utilizzo della modalità bozza per i documenti non essenziali e la limitazione della stampa a colori, può ridurre significativamente i costi.
Considerare le stampanti ricondizionate: in caso di acquisto, prendete in considerazione una stampante ricondizionata. Di solito queste macchine sono state riparate e testate per funzionare come nuove, ma spesso sono disponibili a una frazione del costo.
Usare font efficienti: alcuni caratteri consumano meno inchiostro di altri. Caratteri come Times New Roman, Calibri e Century Gothic sono noti per essere più efficienti dal punto di vista dell'inchiostro.
Consolidare i dispositivi: se attualmente utilizzate dispositivi separati per la stampa, la scansione e il fax, prendete in considerazione una stampante multifunzione per ridurre i costi.
Dispositivi ad alta efficienza energetica: cercate modelli ad alta efficienza energetica, che consentono di risparmiare sui costi dell'elettricità.
Conclusioni
In conclusione, la scelta tra i diversi tipi di stampanti e se acquistare o noleggiare dipende in larga misura dalle esigenze specifiche della vostra azienda e dal vostro budget. La comprensione di questi fattori può aiutare a prendere una decisione che porti a un significativo risparmio economico.
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