Prima di delegare: cosa fare per garantire l'efficacia
Prima di delegare un'attività, è essenziale considerare alcuni aspetti per assicurare la massima efficacia del flusso lavorativo. Quali? Vediamoli insieme!
In un recente articolo, abbiamo parlato di come imparare a delegare. Questa sembra essere infatti una delle attività più difficili da svolgere al lavoro: in parte perché quando si ricopre un ruolo da tempo, si può far leva sulle conoscenze e competenze maturate con la consapevolezza di saper eseguire quel compito o mansione a dovere; in parte perché non è sempre facile abbandonare attività che si sa svolgere al meglio per lasciarle ad altri. Eppure, in un’ottica di crescita aziendale e professionale nel ruolo ricoperto, acquisiamo nuove mansioni che ci mettono alla prova, ci consentono di imparare nuove abilità e ci permettono di progredire. Per poterci quindi concentrare su queste nuove attività, svolgerle al meglio e in maniera produttiva, è molto importante riuscire a delegarne altre. Prima di delegare però, è essenziale fermarsi a pensare se qualche attività non possa essere eliminata.
Concentrati sull’essenziale
Come ci insegna Tim Ferriss, la gestione del tempo è un argomento spinoso. Da alcuni viene infatti interpretata come un’ottimizzazione dei tempi volta a inserire una maggior quantità di compiti nell’arco della giornata e viene attentamente monitorata, misurata e di conseguenza monetizzata per imparare a svolgere una data mansione in minor tempo. Una delle domande che però riteniamo sia indispensabile porci è: l’attività in questione è assolutamente necessaria? Per questo motivo, prima di delegare un compito a un altro dipendente – dove dovremo dedicare tempo anche a formazione e supervisione – è importante eliminare quelle attività che ci tengono occupati ma che magari non sono effettivamente così necessarie, evitando di delegare ad altri compiti che non servono in un’escalation di (ahimè) perdita di tempo.
Efficienza ed efficacia
Spesso tendiamo a non ricordarci la differenza tra questi due termini quando applicati a livello lavorativo. L’efficacia si manifesta in quelle attività che consentono a noi o all’azienda di progredire e di raggiungere i rispettivi obiettivi. L’efficienza è lo svolgimento corretto di una data mansione. A chi non è capitato, ad esempio, di controllare le email anche 20 volte al giorno e costruire un elaborato sistema di cartelle, se non di raccoglitori documenti, per poterle gestire bene e vedere la posta in arrivo finalmente vuota? Sicuramente, si tratta di un’attività dove regna ordine e dedizione. Sicuramente è efficiente. È altrettanto importante però chiederci se tale sistema sia efficace: ossia, è un’attività che consente a noi e all’azienda in cui lavoriamo di raggiungere i rispettivi obiettivi e di migliorare la produttività? Con questo esempio, non intendiamo spronare nessuno a non leggere più le email, ma a imparare a riconoscere le proprie inefficienze per cercare di eliminarle lasciando spazio a ciò che realmente serve e soprattutto allo sviluppo dei propri punti di forza.
Esercizi da compiere
Per aiutarci a individuare quelle attività da eliminare che magari ci rendono efficienti ma non efficaci e produttivi, può venirci in aiuto qualche semplice esercizio. Ad esempio, potremmo chiederci quali attività compieremmo se, per qualche motivo, fossimo costretti a lavorare solamente tre ore al giorno. In tal modo, riusciremmo a individuare immediatamente ciò che dobbiamo portare a compimento: quelle mansioni essenziali, da svolgere nelle prime ore di lavoro e che, se completate, ci consentiranno di avere una sensazione di appagamento a fine giornata. Oppure, potremmo mettere un promemoria sulla scrivania per ricordarci di NON eseguire quelle attività che invece ci occupano del tempo a scapito di ciò che è realmente importante. Anche evitare il multitasking è un consiglio che viene spesso proposto perché focalizzando l’attenzione su una sola mansione, la si svolgerà meglio, con maggiore dedizione e con conseguente maggiore gratificazione.
Delegare e automatizzare
Come abbiamo detto, senza stancarci di ripeterlo, prima di delegare e anche automatizzare un’attività, è importante capire se tale compito sia essenziale o se possa invece essere eliminato. Come ci suggerisce lo stesso Tim Ferriss nelle sue pubblicazioni sul tema, mai automatizzare qualcosa che può essere eliminato e mai delegare qualcosa che può essere automatizzato. Prima di aggiungere altre persone nel flusso di lavoro per consentirci di aumentare e ottimizzare la nostra produttività, liberando tempo da dedicare a ciò che mette in risalto i nostri punti di forza, è necessario ridefinire regole e procedure.
Regole d’oro
Per prima cosa, ogni compito da delegare deve essere un’attività che richiede tempo e che sia ben definita. È importante essere specifici e dare istruzioni precise, chiarendo da subito possibili dubbi per non lasciare spazio a diverse interpretazioni dell’attività da svolgere. È essenziale verificare e supervisionare il lavoro in fase di avanzamento richiedendo un aggiornamento e impostando una scadenza, possibilmente con largo anticipo in modo da “aggiustare il tiro”, rimediare a eventuali errori e mantenere la tabella di marcia se l’attività fa parte di un progetto con scadenze verso terzi. La procedura del delegare va quindi ben studiata con un’attenta riflessione volta a eliminare ciò che è superfluo semplificando e ottimizzando i compiti che svolgiamo prima di delegarli a un nostro collega in un’ottica di efficacia, rendimento aziendale e maggiore produttività complessiva.
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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a capire cosa fare prima di delegare uno dei compiti che svolgi quotidianamente. Ma vogliamo anche sapere la tua opinione in merito: hai applicato alcune di queste raccomandazioni o ne hai altre da proporre? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.