Se hai un ufficio dovresti dotarti di un distruggidocumenti. E non solo per proteggere i tuoi dati (pensa a fatture varie che potrebbero venir usate in modo fraudolento, o brevetti e progetti che potrebbero essere utilizzati da altri) ma anche per rispettare la normativa sulla GDPR, che impone di distruggere ed eliminare tutti i dati sensibili dopo un certo periodo di tempo. E un tritura carta potrebbe essere utile anche a casa, considerando che sempre più la raccolta differenziata della carta avviene porta a porta e praticamente tutti mettono in strada la sera scatole e sacchetti che contengono sì carta di nessun valore ma anche documenti personali. Il problema è però trovare il modello giusto, e per riuscirci ci sono almeno 4 cose da sapere:
Tipo di taglio
Volume e formato dei fogli
Velocità e rumore
Capienza del cestino
1. Tipo di taglio
Ci sono 2 tipi di taglio per i distruggidocumenti: quello a striscette e quello a frammenti. Il primo è tendenzialmente più veloce, il secondo più sicuro in termini di inutilizzabilità del residuo. Per casa o per un piccolo ufficio può bastare questo, ma se maneggi informazioni e documenti davvero sensibili puoi pensare a livelli di sicurezza militari e governativi. Roba da top secret che si paga cara.
2. Volume e formato dei fogli
Il discorso sul formato è presto fatto: se per lavoro utilizzi spesso il formato A3, di un distruggidocumenti in formato A4 te ne fai poco. A meno di non metterti a piegare di volta in volta i fogli a metà. Ma questo dipende dal valore che dai al tuo tempo lavoro. Il volume dei fogli invece è un’informazione interessante, soprattutto per gli uffici: poter distruggere mazzetti di 10, 50 o 100 fogli contemporaneamente cambia il tempo che si perde davanti al distruggidocumenti. Chiaramente poter tagliare 10 o 100 fogli dipende dalla potenza del motore, e anche questa è una caratteristica che si paga in più. Una soluzione interessante e intelligente è quella dei distruggidocumenti a carica automatica: un po’ come per le stampanti, appoggi i fogli sul vassoio e la macchina comincia a lavorare da sola.
3. Velocità e rumore
La velocità ha a che fare con il volume dei fogli: un distruggidocumenti con un motore più potente taglia più fogli in minor tempo. Se ti serve una macchina da tenere accanto alla scrivania e usare di tanto in tanto non è così importante. Ma se ogni mese devi distruggere pile e pile di carta allora pagare un po’ di più una macchina veloce ti permette di risparmiare a lungo termine il tempo – lavoro che dedichi a questa operazione. Il rumore… è una questione soggettiva: se lavori da solo e distruggi un foglio ogni tanto ci puoi passare sopra; una macchina rumorosa in un ufficio di più persone è una tortura inutile.
4. Capienza del cestino
Per una distruzione grande ci vuole un cestino grande. Fuor di battuta: se la distruzione di documenti è un compito frequente e per grandi volumi, ci vuole un distruggidocumenti grande con un grande cestino, che non obblighi a fermarsi per svuotarlo troppo spesso. Peraltro: il taglio a strisce crea residui più voluminosi, quello a frammenti a parità di fogli occupa meno spazio. È sempre una questione di quanto tempo si deve dedicare a questa operazione.