Come redigere un elenco efficace di cose da non fare
Oltre alle liste di attività da svolgere, è essenziale anche stilare una to-don't list per mantenerci focalizzati e produttivi. Vediamo insieme come!
Abbiamo affrontato spesso l’argomento delle to-do list, analizzando trucchi e suggerimenti per creare elenchi di cose da fare che favoriscano la produttività. Sappiamo, ad esempio, quanto siano importanti per aiutarci a organizzare la giornata e le attività lavorative da portare a compimento. Spesso vengono creati però nel timore di dimenticare date, eventi o impegni importanti e sebbene questo sia un ottimo intento, ci ritroviamo pieni di elenchi e di liste di liste. A queste, possono aggiungersi anche gli elenchi delle buone intenzioni come corsi, seminari o conferenze a cui partecipare. Tutto ciò può risultare controproducente e condurci all’esatta situazione opposta: invece di organizzare la nostra giornata, ci trasmettono un senso di sopraffazione e sono loro a iniziare a gestire noi, creando confusione nel delineare ciò che è veramente importante e impedendoci di focalizzare l’attenzione sui compiti da portare a termine. Vediamo quindi ciò che è essenziale e cosa invece può essere spostato in una “to-don’t” list!
Elenco delle attività di oggi e domani
La domanda più importante per una to-do list efficace dovrebbe vertere su ciò che riesci – realisticamente – a svolgere oggi e domani. Questo è l’elenco che deve essere presente sulla scrivania, eliminando tutti gli altri. Assicurati inoltre che le attività da compiere siano, non solo chiare e significative, ma formulate come azioni introdotte da verbi. Nel caso in cui si utilizzi uno strumento di pianificazione elettronico, applica le stesse regole cercando di separare le attività di oggi e domani dalle altre scadenze o compiti personali, e dagli obiettivi, idee o aspirazioni sul lungo raggio. Sii inoltre consapevole di quanto in anticipo riesci o devi pianificare. Ad esempio, per la corretta gestione di un progetto in scadenza tra qualche mese, è necessario capire cosa è importante svolgere quotidianamente per portarlo a compimento nelle tempistiche richieste e con la giusta organizzazione.
Come gestire gli obiettivi a lungo termine
È importante cercare di porsi obiettivi a lungo termine soprattutto per il miglioramento personale e professionale. Metterli per iscritto è un’ottima prassi, ma cerca di non lasciarli sulla scrivania. Magari inserisci questi elenchi in buste trasparenti da riporre in un cassetto specifico o segnali sulla lavagna presente nel tuo ufficio e davanti alla quale passi con regolarità. Se la visione dovesse generare sensi di colpa, fai in modo che non siano sempre visibili; d’altro canto, riesaminarli di tanto in tanto, può infonderti quella spinta necessaria per eseguire un altro passo nella giusta direzione. Gli obiettivi a lungo termine sono generalmente di grossa entità; ti consigliamo quindi di essere specifico suddividendoli in tante piccole tappe più gestibili e “digeribili” da attuare sul percorso volto al raggiungimento dell’obiettivo.
Decidi cosa lasciar andare
Se gli elenchi strutturati di cose da fare possono risultare utili per organizzarci e stimolare la nostra produttività, è essenziale capire anche cosa non fare (più). Salendo di ruolo e acquisendo maggiore esperienza nella posizione che ricopriamo, avremo non solo più incarichi da gestire ma anche una maggiore responsabilità che si ripercuoterà sulla tipologia di attività da svolgere. Presentare un piano strategico alla dirigenza è sicuramente più complesso dell’inviare le spese sostenute per un viaggio da un cliente. Per questo, è importante stilare una to-don’t list: ossia, un elenco di attività che vorresti smettere di fare o che desidereresti assegnare ad altri. In sostanza, si tratta di delineare ciò a cui vorresti dire di no. Se la to-do list rappresenta ciò che devi e vuoi fare, l’altra include quello che desideri delegare o abbandonare; per redigerle correttamente, devi prestare attenzione ed essere consapevole di come gestisci impegni, relazioni, responsabilità e comportamenti.
Esempi di attività da non svolgere
La lista delle cose da non fare può includere diverse attività; di piccole o grandi dimensioni, l’importante è che siano concrete, specifiche e quindi facilmente attuabili e gestibili. Ad esempio, non rispondere al primo squillo di una chiamata può adattarsi a chi preferisce concedersi del tempo per prepararsi. Oppure, non dire subito di sì a qualsiasi nuova richiesta o progetto ma darsi spazio per rifletterci sopra a freddo. O ancora, attribuire priorità alle email e rispondere subito a quelle urgenti ma ritagliarsi del tempo specifico nel corso della giornata (come prima di pranzo e verso il termine del giorno) per gestire le altre. Altro esempio: evitare di organizzare ulteriori riunioni con il proprio staff se non assolutamente indispensabili per far procedere un progetto.
Una to-don’t list efficace
Sia che lavoriamo per un’azienda sia nel caso in cui siamo in proprio, sono tantissimi i comportamenti, le mansioni o le abitudini che ostacolano la nostra produttività. Osservarli, analizzarli e inserirli in un elenco di attività da non fare, delegarli a un collega o a una ditta esterna può fare la differenza, alleggerendoci e infondendoci rinnovata energia da dedicare a ciò che consente veramente di sviluppare il nostro potenziale e l’attività di cui siamo responsabili!
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Ci auguriamo che questo articolo ti abbia offerto qualche consiglio interessante per imparare a redigere elenchi di cose da non fare. Hai altri consigli che vorresti condividere? Comunicaceli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.