Come gestire al meglio la posta elettronica
Volete mettere ordine nella vostra casella di posta? Seguite i nostri suggerimenti per non farvi prendere dal panico al momento di controllare l'email!
Gestire la posta elettronica è un problema annoso e porta via molto tempo, sia che si lavori da casa, sia che in ufficio. Noi di Viking ci siamo rivolti ai nostri colleghi per scoprire quali siano le tattiche per fronteggiare quotidianamente la molte email che occupano la posta elettronica. Qui di seguito trovate quelle che abbiamo scelto per voi.
Agire alla radice del problema: l’organizzazione
Quel giorno è arrivato! Avete finalmente deciso di mettere ordine nella vostra casella di posta elettronica. Armati delle migliori intenzioni, per prima cosa sarete tentati di creare delle cartelle a cui assegnare un titolo. Comincerete a selezionare le mail che appartengono a quella categoria. Ecco, secondo noi, questa potrebbe essere la modalità più scoraggiante per interrompere dopo mezz’ora un lavoro senza dubbio noioso e oltremodo lungo. Allora, cosa fare? Il nostro consiglio è di agire alla radice del problema, ovvero dovete lavorare sulla vostra capacità organizzativa. Questo significa fare una mappa mentale della vostra giornata tipo, in ufficio o a casa, e dare priorità a ciò che è veramente importante e urgente sbrigare nella prima mezz’ora o ora della mattinata.
Sovraccarico di informazioni
Come ovviare al bombardamento quotidiano d’informazioni – anche inutili – che affollano la nostra casella di posta? Ebbene, l’esperienza vi avrà insegnato a selezionare le informazioni che ritenete importanti e quelle che possono essere bypassate o direttamente cestinate. Cominciate, quindi, da ciò che è prioritario per voi. Aspettate una risposta da un fornitore o una delucidazione che avete chiesto al vostro collega il giorno prima? Spendete un po’ di tempo per rispondere a queste mail e lasciate quello che a una prima occhiata sembra meno urgente per la seconda parte della mattinata o per il pomeriggio. Non è necessario che vi mettiate a cestinare le mail che non v’interessano: anche questa operazione vi ruba del tempo e delle energie! Ricordate che è fondamentale, all’inizio della giornata lavorativa, alleggerirvi delle cose urgenti da sbrigare.
Gestire il panico da casella piena
Come abbiamo detto, l’organizzazione mentale è il primo passo da compiere. Se avete chiara in mente una scaletta di priorità, fate una lista di cose da fare su dei post-it e cestinate, via via che finite ogni compito, i foglietti attaccati ovunque sulla scrivania. La stessa cosa vale per le email: non fatevi prendere dal panico alla vista di venti nuove email nella casella di posta. Date uno sguardo veloce all’oggetto della mail e al mittente. Poi sul vostro taccuino dividete il foglio in due, scrivendo da una parte email urgenti e dall’altra le email che possono essere affrontate nella seconda parte della giornata. Questo già vi darà una sensazione di sollievo, aiutandovi ad approcciare con maggiore serenità i task più complessi e lunghi.
Sfoltisci la casella di posta
Avete ancora una miriade di mail cui rispondere e, vedere la vostra casella intasata di messaggi, un po’ vi butta giù? Non preoccupatevi, per risollevarvi nuovamente l’umore potreste passare in rassegna velocemente tutte le mail che non richiedono più di 2/3 minuti e dare una risposta veloce e concisa, cercando di non essere troppo prolissi, a tutte queste. A ogni mail archiviata, sentirete un peso in meno, e la giornata vi sembrerà nuovamente ingranare con la marcia giusta.
Evitare i social media
La tentazione, si sa, è forte ma, abituarci a non lasciare aperta la finestra di questo o quel social network, ci aiuterà a gestire il tempo produttivamente senza distrazioni, soprattutto quando dobbiamo ancora rispondere a email urgenti o leggere questo o quell’allegato. Non è ovviamente facile per tutti evitare di sbirciare se è arrivata qualche notifica sul telefono o un messaggio istantaneo.
Ovviamente, oltre ciò, ricordatevi di disabilitare tutte le notifiche in mail… Perché, riuscire a migliorare la vostra efficienza non aprendo l’applicazione dedicata, per poi ritrovarsi tutti i messaggi in posta, vi farebbe semplicemente ricominciare da capo con lo stesso proglema.
Cercate quindi di creare dei momenti, durante la giornata, per distrarvi un po’. Dopotutto ognuno ha diritto a una pausa, no?! Dopo aver risposto a quella mail urgente o finita la presentazione per la riunione dell’indomani, prendetevi una pausa dal lavoro e date uno sguardo alle ultime notifiche.
Usare i filtri
Questo è senza dubbio un buon metodo per evitare di essere sommersi da spam e pubblicità che appesantiscono il vostro account e vi mettono di cattivo umore alla sola vista. Nelle impostazioni dell’account potete, facilmente e in poco tempo, impostare i filtri e sbarazzarvi, senza accorgervene, della zavorra di pubblicità snellendo il compito di selezionare la mail al mattino.
Fidatevi della vostra capacità organizzativa
Senza dubbio tempo ed esperienza sono i migliori maestri per aiutarvi a dare priorità alla posta elettronica, come anche decidere quanto tempo dedicare alla selezione e lettura di questa o quell’email. Ricordate! Non ci sono soluzioni magiche ma solo soluzioni più appropriate per voi, ovvero che vi fanno guadagnare tempo per dedicarvi ad altro e che diminuiscono l’ansia da posta elettronica!
Queste erano sei dritte che speriamo possano aiutarvi ad affrontare, da domani mattina, la giungla della vostra casella di posta. Se avete qualcosa da suggerirci o volete raccontarci la vostra esperienza, seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia.