I segnali che è ora di cambiare ufficio
Traslocare è un passo importante nella vita. Anche in quello di un'azienda.
Dovremmo cambiare ufficio è una frase che serpeggia ciclicamente in tutti gli uffici del mondo e a tutti i livelli, dal top management allo staff. Dopo la pandemia potrebbe anche voler dire un downsizing dovuto al ricorso allo smart-working e all'implementazione dell'hot-desking. Ma il più delle volte quando si pensa è che è ora di cambiare ufficio significa andare in uno più grande.
Decidere di passare a un ufficio più grande è un passo importante per un'azienda. Non si tratta solo di un investimento anche cospicuo in termini economici ma riguarda anche l'organizzazione del lavoro e la vita delle persone. Motivo per cui bisogna essere proprio sicuri prima di fare questo passo.
I segnali che indicano che è arrivato il momento di cercare un nuovo ufficio
Vediamo allora i diversi segnali chiave che indicano che è ora di cambiare, soprattutto quando alcuni aspetti dell'attuale spazio di lavoro iniziano ad avere un costo anche per la produttività.
Sovraffollamento
Il sovraffollamento è il segno più evidente della necessità di un nuovo ufficio. Se avete più personale che spazio, potrebbe essere il momento di considerare un approccio diverso.
I requisiti legali per gli uffici stabiliscono che dal punto di vista strutturale la legge impone che un ufficio abbia una superficie di almeno 9 metri quadri a stanza con 2.70 metri di altezza e almeno 5 metri quadri per ogni soggetto. Anche se è possibile avere meno scrivanie che persone (il lavoro agile consente alle aziende di farlo), uno spazio insufficiente - come scrivanie troppo vicine, aree comuni anguste e servizi igienici insufficienti - può danneggiare la produttività.
Mancanza di spazio di archiviazione
Anche nel lavoro digital di oggi l'archiviazione può diventare un grosso problema per le aziende quando superano gli spazi dell'ufficio. Con l'aumento del personale, gli schedari e gli armadietti si riempiono sempre di più, causando disordine in ufficio.
Le scrivanie ingombre sono il segno che è arrivato il momento di cercare un nuovo spazio per l'ufficio con un migliore spazio di archiviazione.
Serve un rebranding del vostro ufficio
È importante che lo spazio dell'ufficio rifletta il vostro brand, soprattutto se avete deciso una revisione dell'immagine aziendale e l'ufficio esistente non riflette più ciò che siete.
Anche lo spazio di lavoro infatti riflette meglio la vision dell'azienda, e nel caso di un rebranding potrebbe esserenecessario prendere in considerazione la ricerca di un nuovo ufficio con un'atmosfera più in sintonia con il vostro marchio.
Overbooking nelle sale riunioni
L'assunzione di più personale comporta la necessità di più riunioni e quindi di più prenotazioni di sale riunioni. Se avete una sola sala riunioni per un team di 20 o più persone, è probabile che sia costantemente richiesta. Questo potrebbe causare tensioni tra i membri del personale o ritardi nell'operatività. E per quanto portare i clienti a prendere un caffè sia un gesto carino, non è una soluzione a lungo termine alla mancanza di spazio per le sale riunioni.
Avete grandi progetti di assunzione
Se avete in programma di assumere altro personale, dovrete anche pensare di trasferirvi in un nuovo ufficio.
Pensate al futuro: se state pensando di assumere più di 10 persone nei prossimi 12 mesi, il vostro ufficio sarà in grado di gestirlo? Se sapete che non sarà possibile ospitare un numero così elevato di scrivanie, valutate la possibilità di trasferirvi in anticipo, per evitare che il locale diventi improvvisamente angusto.
Nel dubbio scegliete un posto con più scrivanie di quelle che vi servono attualmente o un posto che possa assorbire i vostri piani di crescita.
Diminuzione della produttività
Se lo spazio del vostro ufficio non è ottimizzato per la produttività, è probabile che i vostri profitti ne risentano. Scrivanie anguste, planimetrie sconsiderate, impianti non funzionanti, scarsa illuminazione naturale e rumore esterno possono danneggiare la produttività del vostro team.
L'ufficio dà anche ai dipendenti (attuali e potenziali) un'idea di quanto li apprezziate. Se offrite loro uno spazio angusto, scarsamente illuminato e scomodo per lavorare, il segnale che inviate è che non investite nel benessere dei dipendenti e che non avete intenzione di crescere a lungo termine.
Il vostro team si lamenta dello spazio
Ascoltate i vostri dipendenti: se si lamentano dello spazio dell'ufficio (che si tratti di posizione, comfort o strutture), potrebbe essere un segnale che non sono soddisfatti del loro ambiente di lavoro. Questo può influire molto sui loro livelli di produttività o sulla fedeltà all'azienda.
Se siete interessati a sapere cosa pensano i vostri dipendenti del loro ambiente di lavoro, nel dubbio potreste inviare un sondaggio anonimo da compilare. Se diversi dipendenti segnalano l'insoddisfazione per l'ambiente in cui lavorano, prendete il loro feedback come un segno che è arrivato il momento di passare a un nuovo spazio per uffici.