L'abuso di riunioni

L’abuso di riunioni è un tema che viene da lontano. Da prima della pandemia. bastano pochi dati esemplificativi: secondo una ricerca della Harvard Business Review del 2017un dirigente medio passa 23 ore a settimana in riunione (negli anni Sessanta erano 10). In un normale orario di lavoro sono più della metà del tempo. Per forza che poi l’orario di lavoro si dilata a cifre astronomiche oltre le 50 o 60 ore a settimana.
Secondo uno studio della Anversa School of Management in Belgio ogni azienda perde 2.500 euro all’anno per ogni dipendente a causa di riunioni inutili. 2500 euro a dipendente ogni anno.
E se questo era un problema pre-pandemia, il lockdown e lo smart working lo hanno acuito ancor più. Quelle che prima erano le chiacchiere alla macchinetta del caffè o in pausa pranzo ora diventano call prenotate sull’agenda condivisa. Cioè altre riunioni. Da cui la conseguenza che in smart avremo anche risparmiato tempo e denaro per il mancato commuting, ma di fatto si lavora di più. Non meglio, di più, cioè molte più ore al giorno. Con però anche, spesso, meno produttività.

E se già prima della pandemia le riunioni erano inutili e improduttive per il 71% dei manager interpellati dalla Harvard Business Review, ora che le facciamo da remoto, in pigiama e con la videocamera spenta le cose non possono che essere peggiorate. La controprova è semplice: se ci sono troppe riunioni, in orari “strani” e senza un vero fine, allora è abuso di riunioni.

Come fare a spezzare le catene del riunionificio? Per difendere se stessi, il proprio tempo e il proprio lavoro potrebbe bastare inventarsi delle riunioni che non esistono. Ma è l’extrema ratio della difesa personale. Oppure cominciare a pensare che le riunioni si fanno con poche e chiare regole:
– c’è un motivo vero e univoco per riunirsi (titolo della riunione e conseguente deliberazione)
– meno è meglio: non è obbligatorio esserci tutti, bastano le figure davvero implicate. Poi si può fare un follow up.
– le riunioni devono essere puntuali: si comincia all’ora prefissata, e si finisce all’ora prefissata. Nessuna deroga. Se non si riesce a decidere nel tempo prefissato c’è qualcosa che non funziona nella preparazione della riunione, non nella riunione in sé.
– non è necessario parlare per forza. In una riunione si può anche solo ascoltare, e poi agire.
– prima di sparare inviti a raffica è bene fare il conto del costo orario di ciascun partecipante alla riunione. E valutare se quei soldi non possono essere spesi meglio (la motivazione economica è sempre la più forte per i manager).