Con la tecnologia che ci circonda, nel mondo digitalizzato in cui viviamo, ti sarai probabilmente chiesto se esistono delle app in grado di stimolare la tua produttività in ufficio. Forse avrai anche già scaricato e provato alcune delle app più comuni e diffuse. E forse ti è anche capitato di ritrovarti con così tante app da non avere più la sensazione che siano realmente delle alleate per la tua produttività. Alcune app possono anche essere fonte di distrazione, soprattutto in quei giorni in cui siamo più stressati e dove ci sembra di non riuscire a focalizzarci al meglio per portare a termine le attività previste. Il punto di partenza non è riempire cellulare e computer di app, ma trovare un modo personale per migliorare l’organizzazione della giornata lavorativa. Per farlo, è importante ridurre lo stress e le distrazioni, migliorando attenzione e focalizzazione. Ti proponiamo quindi 5 esempi che possono aiutarti in tal senso.
Monitorare il tempo
Durante la giornata lavorativa, capita spesso di essere interrotti da diverse attività non sempre pianificate o di terminare il giorno con la sensazione di non avere una chiara idea del tempo dedicato alle diverse mansioni. In questi casi, può esserti di aiuto un’app come Toggl, ad esempio. Semplice e intuitiva, quest’app ti permette di tenere traccia del tempo dedicato alle attività che hai svolto, fattore determinante per migliorare l’organizzazione futura. Potrai infatti farti un’idea di quanto tempo richiede, ad esempio, la stesura di una relazione per una migliore pianificazione laddove si ripresenti un’attività similare. Aiuta inoltre a ridurre le distrazioni in quanto, funzionando come un timer da attivare con un solo clic, ti permette di riflettere su ciò che stai facendo per assegnare alle attività la giusta priorità.
Migliorare la collaborazione
In un contesto come quello di un ufficio, composto da diversi team, è probabile che per migliorare la produttività correlata ai vari progetti sia necessario imparare a collaborare al meglio con le persone coinvolte sia nel caso in cui ricopri un ruolo di gestione di un team o qualora tu abbia bisogno dell’input di colleghi di altri reparti per un determinato progetto. Un’app come Slack può esserti di aiuto per favorire e migliorare la collaborazione: in un’unica app potrai infatti riunire tutte le persone coinvolte e tutte le informazioni che desideri condividere. Potrai inviare messaggi a tutti o solamente ai diretti interessati e creare diverse categorie in base ai vari aspetti che riguardano un progetto.
Note, appunti e promemoria
Alcune persone preferiscono il cartaceo di un bloc-notes e dei raccoglitori documenti o l’immediatezza di un post-it. Altre, invece, prediligono un’app che consenta loro di inserire in un unico “contenitore” tutto ciò che desiderano ricordarsi o di cui devono prendere nota. Un’app come Google Keep, utilizzabile su diverse piattaforme, dispone di un’interfaccia semplice e accessibile per organizzare tutte le tue note. Ti viene in mente un’idea da proporre potenzialmente in ufficio, vedi qualcosa che desideri fotografare perché correlata al progetto che stai svolgendo o vuoi semplicemente un elenco di cose da fare che ti garantisca la portabilità perché lavori in diverse sedi o reparti? Puoi fare tutto questo da una sola app che presenta inoltre un sistema di etichette per facilitare l’organizzazione e la possibilità di impostare dei promemoria.
Aumentare la concentrazione
Per migliorare la produttività, è indispensabile favorire la concentrazione. C’è chi preferisce lavorare in assoluto silenzio o chi si trova a proprio agio con determinati rumori di sottofondo. Un’app come Noisli consente di creare il sottofondo ideale per stimolare la focalizzazione, ridurre lo stress e aumentare la produttività. Si può scegliere tra diverse tipologie di suoni: da quelli della natura come vento, pioggia o foresta a quelli di un caminetto, di un treno o di un bar con clienti che chiacchierano. Sono diversi i suoni che ti piacciono? Non c’è problema perché con questa app puoi creare il tuo mix ideale – ad esempio un bar mentre fuori piove – e salvarlo per riprodurlo in futuro. L’app dispone anche di un timer che ti permette di gestire al meglio le varie sessioni di focalizzazione.
Mantenere la calma
L’ufficio può a volte apparire come un ambiente alquanto frettoloso e stressante. Inoltre, incollarsi alla sedia per portare a termine un lavoro a tutti i costi può risultare controproducente. Sappiamo infatti quanto siano importanti le pause come momento per ricaricare le energie. In un precedente articolo, abbiamo discusso della pausa caffè per migliorare produttività, creatività e relazioni con i colleghi. Per una pausa a livello mentale può invece essere utile un’app come Calm che offre brevi o moderate sessioni di meditazione guidata per ridurre lo stress, e che possiamo ascoltare in pausa pranzo o mentre ci dirigiamo al lavoro.
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Ci auguriamo che questo articolo ti abbia offerto qualche strumento per migliorare l’organizzazione, la collaborazione e la concentrazione riducendo lo stress e aumentando la produttività. Hai un’app che desideri consigliare? Comunicacela sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.