Non avere mai tempo al lavoro
Il tempo corre troppo veloce rispetto alle cose che devi fare al lavoro? Comincia a gestirlo meglio e ne avrai di più a disposizione.
Se ti capita di non avere mai tempo al lavoro, o se è il tuo problema fisso, per cui stai facendo oggi quello che dovevi fare ieri, e farai forse domani quello che dovresti fare oggi, è il momento di cominciare a imparare a organizzare bene il proprio tempo lavoro. Non tanto (o non solo) per essere più produttivi, ma per avere più tempo libero, ritmi meno serrati, più lucidità di pensiero e meno stress.
Sì, probabilmente starai pensando che non è un problema di organizzazione del tempo di lavoro ma di troppo lavoro. Ma secondo le statistiche e le indagini, è molto molto probabile che tra i tuoi compiti quotidiani, settimanali, mensili e annuali si nascondano un sacco di perdite di tempo.
No, non i 5' di pausa alla macchinetta del caffè o i 5' a sgranchirti gambe, braccia e schiena. Quelle non sono perdite di tempo. Le perdite di tempo sono le attività ripetitive male organizzare, i cosiddetti rework che nascono da un piccolo errore iniziale e diventano un grosso problema quasi alla fine del processo, e tutto ciò che potresti fare meglio, e in meno tempo, lasciando più spazio a ciò che è importante, strategico, difficile e impegnativo. E invece capita esattamente l'opposto. Giusto?
È un po' l'applicazione alla tua quotidianità lavorativa del Principio di Pareto, o legge 80/20 per cui il 20% delle tue attività crea l'805 dei problemi e si mangia l'80% del tuo tempo di lavoro. È una legge empirica, descrittiva, ma trattandosi del tuo tempo, del tuo lavoro e della tua vita, c'è sicuramente qualcosa che puoi fare per bilanciare meglio il tutto. A cominciare da questi 9 punti qui di seguito.
Cosa significa gestire meglio il proprio tempo?
Significa sostanzialmente pianificare, controllare e misurare il tempo che si impiega a svolgere un compito. E quando hai una misura oggettiva, porre in atto i rimedi affinché quel tempo sia congruo all'importanza del compito. Massimizzando la produttività ma anche liberando tempo per se stessi.
I vantaggi sono indubbi:
Migliore qualità del lavoro
Meno stress
Più tempo per lavorare su progetti strategici o creativi
Meno procrastinazione
Maggiore fiducia in se stessi
Ma come iniziare ad avere più tempo al lavoro?
1. Sapere come si spende il proprio tempo
Esattamente come per il conto in banca, se non sai come spendi i soldi non saprai mai come risparmiare. Quindi comincia a tenere traccia di come impieghi il tuo tempo. Se non hai un tool di time tracking puoi ricorrere a un'agenda con orario e una penna, e scrivi quello che fai giorno per giorno. Rudimentale ma meglio che niente.
2. Attenersi a un programma giornaliero
Che sia l'agenda giornaliera di carta o un calendar digital non c'è differenza: se avete un programma giornaliero di cose da fare, attenetevi a quello, e se non potete o riuscite, a fine giornata confrontate il programma e come avete effettivamente impiegato il vostro tempo. Potrebbe saltar fuori qualche effettiva perdita di tempo, ma anche qualche problema più strutturale nell'organizzazione del lavoro. Per esempio una call che non era stata programmata e che ha fatto saltare i vostri piani.
3. Fare stime realistiche
Siamo tutti vittime della fallacia della pianificazione, un termine coniato negli anni Settanta da due psicologi americani per descrivere la nostra tendenza a sottostimare il tempo necessario per completare un compito. Tenere un diario, o usare un tool di time tracking, potrebbe anche aiutare a pianificare meglio i tempi assegnati ai compiti, ma in ogni caso partite dall'assunto che è impossibile lavorare 8 ore effettive sulle 8 passate in ufficio. Quindi quando pianificate gli slot di lavoro tenete sempre un margine di elasticità, tipo di 10 minuti ogni ora.
4. Stabilire le priorità
Gli elenchi di cose da fare possono essere un salvavita per la produttività. Ma se non si fa attenzione, possono diventare così grandi e opprimenti da non sapere da dove cominciare. Per mettere ordine potrebbe aiutarvi la Matrice di Eisenhower, o legge dell'importanza e dell'urgenza. Utilizzando questa matrice decisionale, potete suddividere il vostro elenco in base a:
Fare subito: Compiti importanti con scadenze definite o che avete rimandato per tanto tempo e che ora sono in ritardo.
Programmare per dopo: Compiti importanti senza scadenze definite
Delegare: Compiti che possono essere svolti da altri
Eliminare: Compiti che potete eliminare perché non sono critici per i vostri obiettivi o la vostra missione.
5. Affrontare prima il compito più difficile
A proposito di priorità e di leggi dell'imporgenza, i compiti difficili e decisivi vanno messi per primi. Non solo perché le distrazioni e i contrattempi capitano a tutti, ma anche perché è molto nella natura umana procrastinare le cose decisive, importanti, faticose e impegnative per mangiarsi l'80% in cosa a basso coinvolgimento. Quindi se tendete a procrastinare o faticate a evitare le distrazioni, affrontate per primo il compito più grande, più difficile e più importante, quello che probabilmente si rimanda a dopo, e passate ad altro solo dopo aver messo la spunta su quella task.
6. Elaborare in batch compiti simili
Il batching, o elaborazione in lotti, significa raggruppare compiti simili in modo da poterli svolgere insieme. Raggruppateli per obiettivo o funzione.
Per esempio:
Le riunioni con i clienti a giorni fissi.
Rispondere alle e-mail solo dalle 9:00 alle 09:30 e dalle 17:30 alle 18:00.
Generare report solo come primo compito della mattina.
Fissare i team meeting solo prima di pranzo
7. Stabilire limiti di tempo ragionevoli
La legge di Parkinson afferma che il lavoro si espande fino a riempire il tempo assegnato per completarlo, o meglio che in un'organizzazione il lavoro è più inefficiente se il tempo disponibile aumenta. Quindi se avete a disposizione un'intera giornata per completare due compiti che dovrebbero richiedere solo tre ore, probabilmente passerete comunque l'intera giornata su quei due compiti. Ma se fissate un limite di tempo ragionevole, è probabile che riuscirete comunque a rispettare la scadenza precedente e a liberare del tempo di qualità.
8. Imparare a dire di no
L'energia di cui disponiamo in una giornata è limitata e diminuisce con il passare delle ore. Per evitare un lavoro incompleto, conoscete i vostri limiti e siate disposti a dire di no. Riconoscete i vostri punti di forza e di debolezza. Concentratevi su ciò che siete bravi a fare e, se possibile, delegate ciò che può essere fatto meglio e più velocemente da altre persone.
9. Evitare il multitasking
La scienza è chiara sul multitasking: riduce l'efficienza e può essere persino pericoloso. Secondo l'American Psychological Association, la giocoleria mentale comporta costi di commutazione che riducono la produttività. Anche se il passaggio da un'attività all'altra può costare solo pochi secondi, se il multitasking è frequente i costi aumentano. Anche il rischio di errori aumenta.
10. Mantenere l'organizzazione
Se vi è capitato di arrivare in ritardo a una riunione che state conducendo, dimenticare di stampare un rapporto che serviva al vostro capo per una presentazione, chiedere all'IT il vostro nome utente o la vostra password più di una volta, siete nel pieno di una crisi di organizzazione. Si risolve da piccole cose come mantenere la scrivania pulita e ordinata così come i file del computer e le cartelle condivise, tenere in ordine l'archivio cartaceo e altri aspetti basici che però hanno un enorme impatto sulle perdite di tempo.