Le nostre giornate lavorative sono spesso scandite da elenchi di cose da fare e da attività da portare a compimento. Se per alcuni è essenziale stilare queste liste per organizzare al meglio il lavoro, per altri si traducono in un elemento controproducente che non consente di ottimizzare il tempo a nostra disposizione. Se anche la tua to-do list è un elenco di numerose attività a cui fai fatica ad assegnare priorità con il conseguente risultato di terminare la giornata lavorativa senza un reale senso di appagamento, magari aggravato da numerose interruzioni e distrazioni, potresti provare un’altra tecnica: il timeboxing. Vediamo insieme cos’è e quali sono i maggiori vantaggi di questo strumento.
Cos’è il timeboxing?
Il timeboxing è uno strumento di gestione del tempo, con il quale un determinato lasso temporale – denominato timebox – è assegnato a una data attività. Questa tecnica viene applicata per incrementare la produttività nell’ambito di un progetto o attività di lavoro. Assegnando a ciascun compito degli slot ben definiti, si può snellire il lavoro in vista della scadenza pianificando al meglio tempo e budget. Tale focalizzazione consentirà di perdere meno tempo e di evitare le interruzioni causate dalle distrazioni. Al termine di ciascun timebox, è inoltre consigliato dedicare qualche minuto ad attività quali un caffè, una boccata d’aria o due passi per sgranchirsi le gambe. In tal modo, potrai mantenere la mente più lucida dandole il tempo di recuperare e portare a compimento più attività. Uno strumento che abbiamo preso in esame in passato e che può essere utilizzato in tal senso insieme al timeboxing è la tecnica del pomodoro, per gestire meglio i tempi.
Timeboxing ed elenchi di attività
Rispetto a una semplice lista di attività da svolgere, il timeboxing si distingue per svariati motivi. Innanzitutto, elimina il paradosso derivante da scelte eccessivamente numerose. Sappiamo che il nostro cervello può elaborarne fino a un determinato numero prima di farci sentire come paralizzati: un elenco troppo lungo ci trasmetterà un senso di disagio con la scarsa fiducia di poterlo portare a termine. Le to-do list sono inoltre elenchi di attività eterogene dove è essenziale assegnare una priorità o tenderemo a svolgere prima quelle più semplici, corte o urgenti, mettendo da parte quelle altrettanto importanti ma meno urgenti. Gli elenchi riportano compiti che non evidenziano né il tempo richiesto per il completamento né quello che abbiamo noi a disposizione. Infine, se semplicemente su carta per fotocopie, non dispongono di nessun dispositivo per “costringerci” ad assumerci un impegno. Al contrario, il timeboxing è uno strumento che ci consente di scegliere, definire le tempistiche e assegnare una porzione di tempo a tutte le attività da svolgere. Soprattutto se, ad esso, associamo l’utilità del nostro calendario.
Il timeboxing unito al calendario
Inserire le attività da svolgere sul calendario del computer consentirà di “posizionare” i progetti da portare a termine. Se sappiamo che una data attività richiede 5 ore, sapremo dove e quando inserirla per eseguirla entro i tempi richiesti. Se il calendario è condiviso con il team – oltre ad essere un valido strumento per incrementare la produttività personale – può anche favorire la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Potrai pianificare il tuo lavoro in base alle esigenze degli altri e viceversa, ma ognuno potrà anche visionare immediatamente la pianificazione per i membri del team in caso di progetti a cui partecipano diversi colleghi. Offre inoltre uno strumento per comprendere ciò che è già stato effettuato e fornirti argomenti di cui discutere alla prossima revisione del rendimento, ad esempio. Tutto ciò ci renderà infine più in controllo, produttivi e di conseguenza, più felici e soddisfatti sul lavoro, eliminando la legge di Parkinson secondo la quale il lavoro si espande occupando il tempo disponibile.
Timeboxing e metodo MoSCoW
L’analisi MoSCoW è un’altra tecnica che viene spesso impiegata insieme al timeboxing per rendere più efficace la pianificazione delle attività da svolgere. Mo rappresenta un requisito indispensabile per il raggiungimento di un obiettivo. S descrive un elemento di alta priorità che dovrebbe essere incluso, Co un aspetto non fondamentale ma desiderabile e W un requisito che può al momento non essere implementato. In tal modo, si potrà delineare ciò che – nell’ambito di un progetto a medio-lungo termine o anche nelle mansioni giornaliere – è necessario, desiderabile, facoltativo o eliminabile, assegnando priorità e tempistiche a tutte le attività da eseguire.
Vantaggi del timeboxing
Utilizzare questa tecnica per creare dei vincoli di tempo comporta numerosi vantaggi, oltre ad essere estremamente efficace nel raggiungimento degli obiettivi. Ad esempio, permette di suddividere attività, progetti e problemi in porzioni più piccole e più facilmente gestibili. Aumenta la focalizzazione evitando le distrazioni. Accresce la motivazione e di conseguenza, ci consente di lavorare con maggiore efficienza ed efficacia. E ciò si traduce in un approccio lavorativo più produttivo e soddisfatto.
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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per applicare la tecnica del timeboxing alla tua giornata lavorativa. La applichi già con risultati positivi? Raccontaceli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.