Uno degli aspetti più importanti per migliorare la produttività in azienda è sicuramente la pianificazione e l’organizzazione delle singole attività giornaliere, volte alla realizzazione degli obiettivi comuni a breve, medio e lungo termine. Noi di Viking siamo assolutamente convinti che quello che per molti dipendenti possa sembrare una noiosissima perdita di tempo, sia invece un’attività che consenta di ottimizzare i tempi fermandoci a riflettere sulle attività più importanti da svolgere: la to-do-list, ossia l’elenco delle cose da fare nell’arco della giornata.
I vantaggi di un elenco efficace
Sono numerosi i vantaggi derivanti dal dedicare qualche minuto ogni giorno a preparare un elenco delle attività da eseguire in giornata. Ci consente, innanzitutto, di capire a che punto siamo e quindi di avere una visione più chiara del tempo ancora da dedicare a un determinato lavoro o compito. In questo modo, potremmo dormire sonni tranquilli senza l’ansia derivante dal non sapere quanto tempo abbiamo prima che quell’imminente scadenza venga a bussare alla porta. La produttività viene inoltre stimolata dalla sensazione di ordine e chiarezza infusa alle attività che stiamo svolgendo. Se riusciamo a stilare un elenco in ordine di priorità, riusciremo anche a mettere al primo posto i lavori di maggiore importanza e con la stupenda sensazione di tempo risparmiato, avremo nuove energie da dedicare a ciò che più ci appassiona.
Scegliete la modalità che più vi si addice
All’inizio del giorno o al termine del precedente, quando avete ancora ben chiara la giornata appena trascorsa, dedicate un paio di minuti alla stesura di un elenco delle cose da fare. Magari su un foglietto da attaccare al lato dello schermo che poi cestinerete a fine giornata, una volta finite tutte le attività. Non c’è niente di più soddisfacente del terminare la giornata lavorativa con un po’ di sana pallacanestro, lasciando l’ufficio con la piacevole sensazione di aver centrato tutti gli obiettivi… oltre che il cestino! Oppure potreste utilizzare un bel blocco o un quaderno, in modo da ricordarvi di tutto quello che avete portato a termine di recente, e darvi una bella pacca sulla spalla!
Una to-do-list all’insegna della positività
È importante tuttavia riuscire a stilare un elenco che sia significativo, fattibile e vario. Spesso, abbiamo la tendenza a inserire troppe cose e anche se ne portiamo a compimento 2 o 3, terminiamo la giornata con un senso di frustrazione e insoddisfazione perché magari l’occhio cade su quelle attività che non sono ancora state spuntate. Sì esatto: il bicchiere mezzo vuoto. Invece, forse si tratta solamente di essere più realisti e quei 2-3 lavori terminati sarebbero invece l’indicazione di una giornata all’insegna della produttività. Come redigere quindi una to-do-list che ci lasci con un senso di positività?
Numero magico? Cinque.
Partiamo redigendo un elenco di sole cinque attività. Al primo posto, inserite quella più impegnativa, difficile e importante. Quella che, se portata a termine, vi consentirà di guardare alla giornata con la positività di aver eseguito il lavoro principale. A questo, fate seguire altre due attività che completerete solamente una volta terminata la prima. Infine, chiudete con altre due che farete solamente a compimento delle prime tre. Sarete subito invasi da un senso di leggerezza per aver spuntato quel lavoro incombente, urgente o impegnativo e avrete la carica necessaria per affrontare il resto della giornata. È importante ricordarsi che è la prima attività quella più importante. Non arrabbiatevi troppo se non riuscite a completare proprio tutto. Il grosso del lavoro l’avete portato a termine e le attività rimaste in sospeso oggi, saranno quelle principali di domani. Se invece siete riusciti a spuntare tutti i lavori e vi rimane del tempo a disposizione, potrete aggiungere altre attività ricordando di lasciare spazio per gli imprevisti: la legge di Murphy è sempre in agguato.
Monitoraggio e premio
Cercate anche di stimare quanto tempo richieda ciascuna attività, senza dimenticarvi di annotare in seguito quanto tempo abbia realmente richiesto. In questo modo, potrete organizzare meglio la giornata e imparerete a valutare con più precisione i lavori futuri. Vi consigliamo anche di spezzare i blocchi di tempo in periodi di 30-45 minuti e fare una breve pausa al termine di ciascun blocco. Per 5-10 minuti, allontanatevi dalla vostra scrivania e concedetevi un piccolo premio. Magari una breve passeggiata o un po’ di stretching: il corpo vi ringrazierà. O magari due chiacchiere con quel collega con cui andate tanto d’accordo. Oppure quel cioccolatino che custodite gelosamente dentro uno dei vostri cassetti. Perché un piccolo premio vi aiuterà a rimanere focalizzati.
L’organizzazione ideale per tutto l’anno
Questa attività giornaliera potrebbe quindi essere estesa alla settimana, ai mesi e all’anno. Magari utilizzando una lavagna. A noi piacciono i metodi tradizionali, dividendo i lavori in “da fare”, “in corso” e “terminati”. In questo modo, avrete una chiara visuale delle attività e dei compiti da svolgere; saprete quali sono quelli in via di esecuzione o in sospeso e anche quelli portati a termine. La lavagna è particolarmente indicata per i periodi a medio-lungo termine: potrete infatti stabilire un lasso di tempo dopo il quale riesaminare gli obiettivi fissati ed eventualmente modificarli in base a eventuali cambiamenti sopraggiunti. Vi basterà un cancellino e un marcatore per apportare subito le dovute modifiche. Ricordatevi dell’importanza dell’ultima colonna: nei momenti di maggiore “sconforto”, vi aiuterà a ritrovare il giusto equilibrio.
Con questi consigli, speriamo di esservi stati utili non solo a trasformarvi nei Michael Jordan dell’ufficio ma di avervi anche offerto spunti concreti per organizzare meglio le vostre giornate e terminarle senza quel senso di sovraccarico e schiacciamento dalla mole di lavoro. Avete una tecnica vincente per una to-do-list a prova di bomba? Condividete con noi i vostri suggerimenti e la vostra esperienza personale sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.