Le riunioni da remoto sono sempre più la norma e la quotidianità in questi giorni di emergenza Coronavirus in cui, dovendo ricorrere allo smart working e limitareli spostamenti, è ormai esperienza comune partecipare a video-riunioni, video-call, conference-call e ogni altra remote meeting. Ma averci a che fare spesso non significa anche sapervi partecipare, e sapervi partecipare significa comportarsi nel modo giusto e metterle a frutto, evitando ulteriori perdite di informazioni, tempo, denaro e opportunità.
Come organizzare le riunioni da remoto
Per organizzare le riunioni da remoto e parteciparvi è necessaria prima di tutto la giusta dotazione tecnologica. Un computer ce l’hanno tutti, e normalmente tutti i computer hanno ormai videocamera e uscita audio, ma se è la prima volta con una riunione da remoto è meglio controllare prima che funzionino entrambi (e si sappia come farli funzionare).
Ok l’hardware, ma poi serve anche una buona connessione: una videoconferenza può diventare un calvario se la connessione Internet è debole, bassa o traballante: a volte può essere la connessione in sé a non essere sufficiente, altre volte si è troppo lontani dal Wi-Fi. Meglio fare una prova prima, per essere sicuri che tutto funzioni al meglio.
Infine c’è il software vero e proprio, e il mercato ne offre tantissimi, da quelli gratuiti a quelli aziendali a pagamento con sistemi di protezione delle conversazioni. Anche qui, come con ogni software, è sempre meglio fare una prova prima per essere sicuri di conoscerne il funzionamento.
Ancor più che nei meeting fisici, nelle riunioni da remoto è sempre bene collegarsi qualche minuto prima, annunciandosi con nome e ruolo senza dare per scontato che tutti gli altri sappiano chi siamo e cosa facciamo in azienda. La cosa ideale sarebbe che ci fosse un conduttore della riunione, che di solito è chi la indice inviando comunicazione o invito sul calendar con un certo anticipo, che fa un rapido “giro di tavolo” e ribadisce il motivo del meeting.
C’è poi un po’ di galateo da osservare, perché nelle riunioni anche la forma è sostanza, e anche in quelle da remoto. Meglio controllare sempre che alle proprie spalle non ci sia nulla di sconveniente o scabroso o che potrebbe urtare la sensibilità degli altri partecipanti (potrebbe essere anche solo un oggetto di una marca concorrente…). Se anche si è a casa e in shorts, almeno sopra abbigliarsi “da ufficio” e non dare la sensazione di essere capitati per caso. Non fare altro durante la riunione (paradossalmente ci si “nasconde” meglio in una riunione al tavolo che online, specie quando è in video). Prestare attenzione alla gestualità, ricordandosi sempre che si è in pubblico.
Sarebbe buona norma anche avere un canale secondario di comunicazione, da usare sia nel caso la comunicazione cadesse che per scambiarsi messaggi tra colleghi nel caso di dubbi o idee improvvise: può essere per esempio una chat WhatsApp tramite la quale commentare le posizioni della controparte prima di ribattere.
Infine è importante avere strumenti per condividere informazioni e materiali, tenere traccia dei punti trattati e rendere davvero produttiva la riunione da remoto: da un documento condiviso, che è il minimo indispensabile, anche le presentazioni e fino ai tool che aiutano a smarcare i punti importanti della riunione, oggi la tecnologia mette a disposizione davvero tante possibilità di rendere ancora più produttiva una riunione da remoto.